RPABot

Жизнь без рутины на 100 % с RPA-роботами

Продолжаем нашу каталогизацию процессов, которые точно стоить передать правильно проинструктированным алгоритмам. Сегодня говорим про отдел делопроизводства. Самый распространенный экономический эффект здесь следующий — после автоматизации для многих процессов компаниям нужен лишь один сотрудник на 10 % его времени для контроля действий робота. Ну а скорость работы с документами становится быстрее почти в 10 раз.

RPA-боты блестяще справятся с регистрацией входящей документации, извлечением и переносом данных из сканов документов, присвоением им номеров, составлением отчетов и рассылок и обработкой электронной почты. Кроме того, программным роботам по силам контроль сделок и запуск процесса согласования через СЭД.

#роботизация #роботы #автоматизация #боты

Использование ботов в HR-отделе

Средняя экономия ресурсов, которой добиваются наши клиенты при использовании роботов — 4,5 FTE. Время оформления необходимых кадровых документов сокращается в среднем в 8 раз, до часа в день. Реальный пример — после внедрения нашей технологии в процесс отправки кадровых документов в СЭД вовлечен 1 сотрудник департамента HR на 50% времени. Причем он только лишь контролирует действия робота.

В формате инструкций для роботов идеально описываются поиск кандидатов по резюме на специализированных сайтах, отправка приглашений кандидатам и назначение встреч, ввод данных сотрудника в 1С, создание учетной записи сотрудника, создание справок, заявлений, приказов.

Также RPA-боты серьезно упрощают оформление документов: при приеме и увольнении, больничных, командировках, изменении штатного расписания и подсчете ежемесячного времени работы сотрудников.

#роботизация #роботы #автоматизация #боты

Область с отличными результатами RPA-ботов

Сегодня мы ответим на конкретный вопрос — «Что именно можно и нужно автоматизировать при помощи RPA-ботов?» Мы знаем, где именно программные роботы максимально эффективны. Запоминайте и применяйте.

Создание отчетов

Программные роботы очень хороши в деле формирования сводных отчетов на основе различных данных, а также для подготовки документов руководству, партнерам, клиентам и комитетам. Также они смогут сформировать и периодичные отчеты из одной системы. Как пример — инвентаризационные описи и справки 2-НДФЛ.
Не менее эффективны роботы будут и при работе с таблицами Excel, копировании и преобразовании данных, проверке информации на корректность, заполнении экранных форм банк-клиента и переносе данных из одной системы в другую.

#роботизация #роботы #автоматизация #боты

Как сэкономить более 4,5 FTE на процессах в вашей компании

Где именно найти идеальную точку приложения усилий для автоматизации с помощью программных роботов?

Финансовый отдел, бухгалтерия
Реально достижимые результаты внедрения RPA-технологий в бухгалтерии и финансовые департаменты крупных компаний — экономия 1,9 FTE. Трудозатраты сотрудников на работу с документами сокращаются в 10 раз, количество обрабатываемых заявок от клиентов и контрагентов увеличивается более чем в 3 раза. Как правило, один человек может оформлять не более 16 заявок в день, в то время как робот — 50.
Таких цифр наши клиенты достигают автоматизируя сверку данных в различных системах, расчет заработной платы и премий, отправку платежных поручений, контроль оплаты счетов и отправке уведомлений, создание документов, отчетов, актов сверки, актов взаиморасчета, счетов, счетов-фактур и справок.

Также программные роботы идеально справляются с проверками данных по контрагенту, контролем дебиторской задолженности и обработкой платежей, автоматизации ввода и вывода данных.

HR-отдел
Средняя экономия ресурсов, которой добиваются наши клиенты при использовании роботов — 4,5 FTE. Время оформления необходимых кадровых документов сокращается в среднем в 8 раз, до часа в день. Реальный пример — после внедрения нашей технологии в процесс отправки кадровых документов в СЭД вовлечен 1 сотрудник департамента HR на 50% времени. Причем он только лишь контролирует действия робота.
В формате инструкций для роботов идеально описываются поиск кандидатов по резюме на специализированных сайтах, отправка приглашений кандидатам и назначение встреч, ввод данных сотрудника в 1С, создание учетной записи сотрудника, создание справок, заявлений, приказов.
Также RPA-боты серьезно упрощают оформление документов: при приеме и увольнении, больничных, командировках, изменении штатного расписания и подсчете ежемесячного времени работы сотрудников.

Отдел логистики
Роботизируя такие отделы, компании экономят в среднем 2,9 FTE. Количество же документов может увеличиваться более чем в 3 раза. Например, у одного из наших клиентов количество обрабатываемых документов в день выросло с 30 до 100 в день.
Наиболее эффективны RPA-боты буду в процессах анализа спроса и предложения, мониторинг заказов и цен, создании и обработка заявок и мониторинга отправлений.

Кроме того, программные роботы эффективно уберут рутину из задач управления контрактами, формирования оптимального маршрута, рассылки уведомлений, а также контроля перемещения и поставок товара на протяжении всего его жизненного цикла.

Выборка по тендерам с огромной скоростью

Продолжаем делиться примерами успешных кейсов применения программных роботов. Каждый из этих примеров вы можете адаптировать для своих задач и целей.

Нужные тендеры с реактивной скоростью
Изначальная ситуация у клиента была классическая — сотрудники отдела закупок вручную мониторили сайт zakupki.gov.ru и искали на нем профильные для компании тендеры. Но было ощущение, что эту работу можно серьезно ускорить и упростить. Мы разработали программного робота, который ищет тендеры на основе списка ключевых слов от сотрудников компании. Робот самостоятельно и постоянно мониторит тендеры на ресурсе, анализирует каждую найденную закупку на релевантность, сохраняет данные и отправляет результаты в виде
электронного письма.

Результат впечатляющий — теперь для поиска тендеров нужен только один сотрудник, который тратит на эту задачу лишь 10 % своего времени. А освободившееся время сотрудник теперь тратит на более стратегические и перспективные задачи.

Оформление кадровых документов быстрее в 8 раз
В этом кейсе проблема и запрос со стороны клиента тоже были вполне классическими. 10 сотрудников департамента HR до половины рабочего времени тратили на работу с кадровыми документами. Это кадровые приказы, трудовые договоры, справки и дополнительные соглашения. Причем среднее время с момента начала оформления кадрового документа до отправки в СЭД составляло астрономические 8 часов.
Разумеется, эта работа легко могла быть описана в формате инструкции, а значит, автоматизирована для RPA-ботов. Мы создали робота, который каждый час находит в СЭД сформированные документы, выгружает их в файлы, формирует карточки документов, выбирает маршрут согласования и запускает процесс согласования.

Результаты и экономия здесь реально впечатляющие. Время оформления сократилось в 8 раз (с 8 часов до 1). Для этой работы теперь нужен только 1 сотрудник департамента HR, который тратит на эту работу лишь 50 % времени для контроля действий робота. Финальная цифра экономии FTE — 4,5.

В 12 раз больше поданных заявлений
В этом кейсе перед нами стояла не совсем обычная задача. Ежедневно 3 сотрудника юридического отдела нашей компании-клиента отправляли заявления в Федеральную службу судебных приставов (ФССП). На подачу одного такого заявления уходило 20-25 минут. В день же каждый сотрудник отправлял 20-25 заявок. Налицо был огромный пласт времени, который уходил на рутину. И в наших силах было исправить это.

Мы создали для компании RPA-бота, который автоматически открывал файл с данными исполнительного производства (ИП), отправлял заявление через сайт Госуслуг и ставил об этом отметку в файле. Предсказуемый, но от этого не менее важный факт — конечно же, робот работает без выходных.

Эффект от внедрения не заставил себя долго ждать. Теперь в процесс подачи заявлений вовлечен всего 1 сотрудник юридического отдела на 25 % своего рабочего времени (экономия 2,75 FTE). Количество поданных за неделю заявлений увеличилось в 12 раз, с 375 до 3 600.

#роботизация #роботы #автоматизация #боты

Скорость обработки документов в 40 раз быстрее с цифровым сотрудником

Где программные роботы — там и впечатляющие цифры роста эффективности работы. Но чего там точно нет — так это рутинных, скучных и механических задач. Держите три разных кейса с подробными рассказами о том, как мы добиваемся таких результатов.

Документы обрабатываются в 40 раз быстрее
Итак, компания обратилась к нам со следующей проблемой. Сотрудники склада тратили не меньше часа в день на проверку оприходования ТМЦ и поиск бумажных документов. И это занимало до трех дней. Но все изменилось, когда пришли они, RPA-боты.

Теперь сотрудник проводит только сканирование сопроводительных документов. Программный робот распознает УПД и счет-фактуру, самостоятельно отслеживает появление приходного номера в бухгалтерии, после чего направляет сопроводительные документы в электронный архив.

В результате, утилизация персонала складов увеличилась на 12,5%. Трудозатраты сотрудников складов, связанные с бумажной работой сократились в 10 раз. Скорость же предоставления сопроводительной документации по запросу увеличилась в 40 раз.

Реактивный мониторинг цен
У нашего клиента была наболевшая проблема. Ежедневно целых два сотрудника отдела закупок занимались мониторингом цен от различных поставщиков в интернете, добавлением лучшей цены в заявку на закупку и отправку документов на дальнейшее согласование в СЭД. В день каждый из них обрабатывал не более 8 заявок.

Мы решили эту проблему так. Разработали программного робота, который сам получает заявки на закупку в СЭД, анализирует условия, открывает в браузере сайты поставщиков, находит нужные позиции товаров и услуг, формирует таблицу цен по поставщикам, выбирает лучшее предложение, добавляет информацию о цене в заявку на закупку и отправляет заявку на дальнейшее согласование в СЭД.

Результаты не заставили себя ждать. Теперь компания экономит 1,9 FTE, а трудозатраты сотрудников складов, связанные с взаимодействием с бухгалтерий и поиском сопроводительной документации сократились в 10 раз. И бот обрабатывает не 16, а уже 50 заявок в день.

Благонадежность — автоматически
У нашего клиента был такой запрос. Ежедневно три сотрудника юридической службы компании получали в СЭД карточку потенциального контрагента для проверки его благонадежности. Результаты проверки они отправляли на дальнейшую обработку в СЭД. Каждый сотрудник в день обрабатывал до 10 таких карточек.

Чтобы автоматизировать этот процесс мы создали RPA-бота, который теперь и получает карточку потенциального контрагента в СЭД. После он находит необходимые для проверки реквизиты, автоматизировано проверяет все свойства, получает результаты проверки, добавляет информацию в карточку потенциального контрагента и отправляет ее на дальнейшее согласование в СЭД.

Цифры от работы робота вполне себе впечатляющие. Теперь для этой задачи нужен только 1 сотрудник юридической службы на 10% его времени для контроля действий робота (экономия 2,9 FTE). А количество обрабатываемых заявок и карточек при этом увеличилось более чем в 3 раза, до 100 карточек в день.

Кейс преобразования ЖКХ с RPA-ботами

К нам обратился крупный провайдер услуг ЖКХ, который погряз в бездне рутины документооборота. Но благодаря нашим программным роботам заказчик обрел свободу благодаря технологии, которая взяла на себя целых 85% монотонной работы и сделала ее на 70% быстрее!

Представьте, насколько приятнее стало идти по прокладываемому RPA-ботом маршруту: от подачи заявки до решения вопроса — всего два дня. Ранее же этот процесс мог занимать до целой недели. А что насчет трекинга информации в CRM-системе? Теперь он проводится мгновенно. До автоматизации поиск нужной информации мог затянуться на неопределенный срок. Теперь всё, что вам нужно, — это клик, и перед вами открывается ведомость заявки в полном объеме, мгновенно и без тормозов.

Также RPA-бот не допускает коварных ошибок при вводе цифровых значений. Это повышает скорость всех процессов и полностью убирает работу, связанную с перепроверками. И как вишенка на торте — клиенты наряду с компанией отмечают это улучшение сервиса, возвращаясь снова и снова и приводя новых клиентов.

3 точки применения RPA-ботов с отличными результатами
В сегодняшней статье мы ответим на конкретный вопрос — «Что именно можно и нужно автоматизировать при помощи RPA-ботов?» Мы знаем, где именно программные роботы максимально эффективны и сейчас расскажем вам о самых популярных нишах применения. Запоминайте и применяйте.

Создание отчетов
Программные роботы очень хороши в деле формирования сводных отчетов на основе различных данных, а также для подготовки документов руководству, партнерам, клиентам и комитетам. Также они смогут сформировать и периодичные отчеты из одной системы. Как пример — инвентаризационные описи и справки 2-НДФЛ.
Не менее эффективны роботы будут и при работе с таблицами Excel, копировании и преобразовании данных, проверке информации на корректность, заполнении экранных форм банк-клиента и переносе данных
из одной системы в другую.

Интеграция между системами и рутинные процессы
Как правило, на интеграцию между системами нужно потратить огромное количество времени и сил. А потом еще больше времени и сил на исправление всех ошибок.
RPA-боты же способны эффективно и без ошибок проводить регулярную сверку данных в нескольких системах и обновлять их, синхронизировать статусы согласования документов в разных контурах СЭД, извлекать и преобразовывать информацию.
Также они прекрасно выполняют операции с файлами и папками, запускают и останавливают приложения, читают и изменяют файлы и распознают тексты со скан-копий (OCR).
Кроме того, им по силам выполнять некоторые операции в офисных приложениях командами без использования экранных форм и запускать сценарий PowerShell и макросы VBA.
Роботов можно настроить и для непосредственного взаимодействия с почтовыми ящиками, направления HTTP и SOAP запросов, обращений к базам данных, вставки кода, приема почты, распознавания документов и изображений, проверки наличия печатей, внесения данные в ERP-систему для отчетности, формирования приказов на отпуск, оформления больничных листов, командировочных документов и рассылки по сотрудникам через СЭД на ознакомление.
Также роботы отлично справятся с контролем остатков сырья и продукции и с автоматическим формированием заявки на поставку/закупки.

Выставление счетов
RPA-ботов можно запрограммировать для отслеживания фактического и запланированного времени, потраченного на клиента или проект, установки мультивалютных пользовательских курсов и управления библиотекой продуктов и услуг с пользовательскими прайс-листами, а также для выставления счетов и их отправка в виде файлов PDF.
Также можно автоматизировать напоминания о поздних выставлениях счетов, запланированных и повторяющихся счетов, сравнение бюджетных сценариев с фактическими доходами или расходами и создать прогнозы на основе всех запланированных счетов-фактур и зарегистрированных сделок.
Если говорить языком цифр, то экономия средств на рутинных процессах составляет до 90 % , скорость исполнения такой работы возрастает в 7 раз, исключение ошибок и человеческого фактора при обработка данных исключается на 100 %, выручка компании за счет экономии на рутине увеличивается примерно на 25 %. И суммарно, как и указано в заголовке, эффективность компании повышается в среднем на 250 %.

Перевернуть бизнес, минимизируя затраты — RPA роботизация

Наши клиенты (банк) столкнулись с риском потери доходов из-за чрезмерной ручной обработки информации. Бесчисленная рутины, наподобие ежедневной обработки платежных документов и регулярного формирования счетов, отнимали у персонала ценное время. IT-отдел был перегружен задачами автоматизации, не говоря уже о бюджетных ограничениях и необходимости переноса колоссального объема данных в ходе IT-модернизации.

Выйти из этой ситуации помогла роботизация с использованием RPA. После детального исследования было решено разработать и внедрить программных роботов. Результаты были поразительными: время на обработку платежей уменьшилось на 70%, а процесс выписки счетов увеличился в четыре раза.

Суммарные затраты на автоматизацию уменьшились на 30% по сравнению с ожидаемой стоимостью модификации IT-систем. Инвестирование в RPA оказалось в разы дешевле, чем создание специализированного программного обеспечения. Более того, масштабируемость RPA обеспечила нашему клиенту гибкость для последующего роста и упрощения его IT-инфраструктуры.

Дополнительным плюсом использования RPA стало повышение точности данных. Ранее ошибка в текстах достигала 5%, что неизбежно влекло за собой затраты времени и ресурсов на исправления. С роботами точность данных выросла до 99,5%.

Сотрудники компании, освобожденные от однообразных задач, сосредоточились на аналитике и стратегических функциях. Это способствовало значительному повышению уровня обслуживания и увеличению общей удовлетворенности клиентов и сотрудников.
RPA-роботизация стала для нашего партнера не просто спасательным жилетом в сложный период, но и вехой к новым достижениям в бизнесе, преобразуя традиционные операции в прогрессивный и наиболее эффективный процесс.

RPA-боты — незаменимые эксперты в мире ценообразования

Одна розничная сеть столкнулась с проблемой: беспорядок в учете товаров приводил к путанице в ценах и запасах. Но затем на арену вышли наши RPA-боты и превратились в незаменимых помощников в ценообразовании и проведении инвентаризации.

Точность данных о ценах подскочила до 99,5%! Кроме того, наши RPA-боты оказались мастерами анализа для торговой сети, тщательно выявляя любые изменения в ценах и запасах. Благодаря им компания получила возможность быстрой адаптации к изменениям рынка, безошибочно регулируя закупки и ценообразование, открывая путь к новым продажам и улучшенному складскому управлению.

Помимо этого, RPA-боты полностью поменяли подход к управлению продуктовым ассортиментом. Программные «умы» стали ценным ресурсом для развития программ лояльности и создания персонализированных маркетинговых стратегий. Чем это кончилось? Увеличением удовлетворенности клиентов и ростом продаж. Они не просто устроили беспрецедентный поток точной информации о товарах, они вывели бизнес клиента на новый уровень производительности и конкурентной борьбы.

Как правильно подсчитать стоимость внедрения RPA?

Оценка стоимости включения RPA в бизнес-процессы выходит за рамки лишь цены лицензии. Стоит подумать о долгосрочном вкладе: вложения в RPA часто окупаются благодаря увеличению общей эффективности и сокращению дорогостоящих ошибок. Если рассматривать RPA как инструмент для улучшения стандартных операций, то экономия как времени, так и денежных средств может оказаться впечатляющей.

Роботизированные помощники обрабатывают огромные объемы работы двадцать четыре часа в сутки, без выходных и перерывов, становясь незаменимыми исполнителями монотонной работы. Многие предприятия отмечает увеличение производительности отдельных подразделений после внедрения RPA до 90 %.

Помимо повышения эффективности, стоит учесть и другие аспекты, которые влияют на итоговую стоимость внедрения RPA. Во-первых, необходимо провести подробный анализ текущих процессов, чтобы определить, какие из них подходят для автоматизации. Это требует времени и ресурсов, а также возможного привлечения внешних консультантов, что также будет сказываться на общих затратах.

Во-вторых, обучение сотрудников и пересмотр организационной структуры компании могут потребовать дополнительных инвестиций. Несмотря на то, что роботизированные решения предназначены для упрощения и автоматизации задач, сотрудники должны научиться эффективно взаимодействовать с новыми системами, что требует времени и иногда дополнительного образования.

Кроме того, важно учитывать расходы на интеграцию RPA с существующими ИТ-системами и программным обеспечением. В зависимости от сложности инфраструктуры и требуемого уровня интеграции, это может значительно увеличить первоначальные затраты. Тем не менее, успешная интеграция повышает общую ценность инвестиций в RPA, обеспечивая бесшовное взаимодействие между различными системами и улучшая потоки данных внутри компании.

RPA-автоматизация — ключ к вашему успеху

В современном мире автоматизация с привлечением роботов становится важным элементом стратегического развития компании. Однако перед тем как интегрировать решения в структуру вашего бизнеса, критически важно определить их потенциал для повышения эффективности. Есть несколько основных факторов, указывающих на то, что роботизация может быть полезной для вашей организации.

Первое — это большое количество рутинных бизнес-операций. Речь идет о таких вещах, как регулярное составление банковских платежных поручений, подготовка отчетов о взаиморасчетах или систематическое оформление финальных документов по контрактам. Применение роботов для этих целей может значительно улучшить производительность.

Второй показатель – перегруженность IT-подразделения запросами на автоматизацию. RPA предоставляет быстрое и эффективное решение для задач автоматизации, как временных, так и целевых. Это может стать особенно актуальным, если в компании ограничен бюджет на автоматизацию.

Ограниченный бюджет – третий признак. Согласно оценкам, разработка робота часто бывает дешевле программной доработки IT-системы. Это открывает возможности для компаний с ограниченными финансовыми ресурсами.

Важным фактором является и необходимость доработки Legacy систем – четвертый признак. В случае, когда доработка существующей системы становится невозможной или трудозатратной, роботизация может стать эффективным инструментом автоматизации.

Наконец, пятый и шестой признаки связаны с IT-трансформацией и наличием множества взаимосвязанных систем. Роботы могут успешно помочь в миграции данных из Legacy систем и выступать в роли инструмента интеграции в сложном IT-ландшафте.

Таким образом, перед внедрением RPA необходимо внимательно проанализировать свою компанию и оценить наличие указанных признаков, чтобы принять обоснованное решение о необходимости роботизации бизнес-процессов.

#роботизация #роботы #автоматизация #боты