Click To MICE

Мало кто знает, но суммы за логистику лектора и лекторский гонорар, соразмерны, а зачастую даже превышают затраты на само мероприятие (кофе-брейк, аренда конференц-зала, оборудование).

Для того чтобы вести учет данных расходов, а также видеть полную картину бюджета мероприятия, мы разработали продукт по автоматизации оплаты лекторских гонораров😎

Рассказываем, какие есть крутые возможности у данного продукта:
1. Вы можете полностью отдать выплату лекторам в наши руки. Это высвободит для Вас большое количество внутренних ресурсов юридического, финансового отдела и бухгалтерии. Кроме того, это избавит Вас от ошибок по некорректным выплатам и задержкам выплат лекторам.
2. Если же Вы оставляете финансовый процесс на своей стороне, то продукт используется как учетная система, в которой работают представители бизнеса, а бухгалтерия получает готовые и полные данные, так как в системе считаются автоматически все налоги и выплаты в фонды.
3. Бухгалтерии очень понравится возможности интеграции системы с Вашей внутренней учетной системой, например 1С или SAP. Тогда делать бухгалтерии вообще практически ничего не придется, хотя они будут уверять Вас, что работы очень много😆
4. Бизнес же будет очень доволен, когда получит возможность авторизации лекторских гонораров в единой системе, а также возможность контролировать бюджет.
И как приятный бонус, у нас есть опции работы как по договору оказания услуг, так и по агентскому договору, напрямую с нашей компанией или же через Ваше агентство.

Результаты проектов с нашими клиентами по лекторским гонорарам показывают нам, что имплементация данного продукта позволяет сократить трудозатраты минимум на 60%🤘

Подключайтесь к Click to MICE, пока Вы окончательно не обросли бумажками😁😎

#готовьлыжилетом

Воскресенье - не повод расслабляться!😁
Давно мы не рассказывали, что происходит у нас, и чем мы активно занимаемся😎

Итак, настало время немного приоткрыть завесу тайн и рассказать Вам о нашем новом проекте Click to MICE . Это тендерная площадка для проведения и организации крупных и нестандартных мероприятий не только в России, но и за рубежом🤩

Мы взяли весь наш опыт по автоматизации небольших и средних мероприятий и воплотили его в продукте для настоящего, хардкорного MICE🙃

соединяет клиентов, агентства и поставщиков услуг (DMC, отели, логистические компании и так далее) в единой системе, автоматизируя процессы коммуникации и взаимодействия между участниками😀


Хотите узнать больше?
Тогда приходите на эфир с генеральным директором Click to MICE Alexey Golovin, операционным директором компании Аэроклуб Тур Vlada Vasilieva, а также менеджером по административным вопросам и закупкам ООО «Пьер Фабр» Оксана Пилипчук (Oksana Pilipchuk)

Эфир будет проходить в закрытой группе MICE backstage в понедельник в 17.00.

Ссылка ниже😉
https://www.facebook.com/events/2819569184837246/

Stay tuned and save the date😎

Продолжаем рассказывать Вам о том, как мы в работаем с нашими партнерами и поставщиками.

Сегодня о том, как именно происходит наше взаимодействие, мы поговорим с Бирюковой Светланой, менеджером отдела продаж в отеле Садовое кольцо😀

– Расскажите о нашем сотрудничестве, а именно, сложным ли был этап согласования договора?
– Сотрудничество с Click to MICE началось в 2018 году. При встрече в отеле менеджер подробно рассказал о возможностях и преимуществах, которые отель получит после подписания контракта. Личное знакомство очень важный фактор, так как обе стороны работают над повышением лояльности корпоративного клиента.
Согласование документов прошло быстро, и мы включились в совместную работу.


– Какой был следующий этап после согласования и подписания контракта?
– Личный менеджер, который был закреплен за нашим отелем предоставил доступ и подробно рассказал про работу личного кабинета. Поддержка, – одно из главных преимуществ Click to MICE.

– Было ли проведено обучение по работе в системе? В каком формате оно проходило?
– Обучение проходило в онлайн режиме. Мы подробно прошлись по разделам личного кабинета: как заполнять и обновлять информацию о нашем отеле, как работать с заявками.

– Укажите на плюсы и минусы работы в системе Click to MICE?
– Личный кабинет оформлен понятно и логично. За 2 года нашего сотрудничества не было даже технических неполадок. Продукт новый и это большой плюс. Сложно сказать про минусы в работе системы, так как продукт уникальный и попросту не с чем сравнивать.

– Какие плюсы получил отель от сотрудничества с Click to MICE?
– Отели усердно работают над привлечением прямых корпоративных клиентов, но, как мы все знаем, некоторые из них по объективным причинам работают через агентства. Это факт, который необходимо учитывать и подстраиваться под такой формат работы. Click to MICE создал продукт не только для корпоративного клиента, но и для отеля. Таким образом, все стороны – отель, агентство и корпоративный клиент – находятся в выигрыше.

– Возможно, у Вас есть предложение по внедрению нового/недостающего для отеля функционала в системе?
– На данном этапе работы весь функционал системы подходит нашему отелю. Возможно, постепенно мы интегрируем личный кабинет Click to MICE с внутренней системой отеля для более удобной работы наших сотрудников.


– Как Вы можете оценить формат работы в онлайн для MICE-сегмента со стороны отеля?
– Сейчас главным приоритетом для любой компании является время, и онлайн продукт Click to MICE – это отличный инструмент, который помогает экономить его, выполняя поставленные задачи. Если наш клиент уже подключился к системе Сlick to MICE, то значит он находит такой формат удобным.

До нас доходят позитивные новости: во многих регионах России постепенно начинают открываться отели, начали поступать заказы на оффлайн мероприятия на июнь от наших клиентов, а это значит, что самое время рассказать Вам о том, как мы проводим обучение наших поставщиков😎

Отвечает на вопрос Zarema Mukailova, руководитель отдела по сопровождению поставщиков🤩

– Зарема, расскажи, как организуется обучение площадок в Click to MICE?
– Мы предлагаем несколько вариантов тренингом по работе в нашем личном кабинете:
• Телефонный звонок, в ходе которого мы рассказываем обо всех разделах и полях, обязательных для заполнения, большое количество времени уделяем тонкостям работы непосредственно с заказом.
• Для площадок, находящихся в Москве возможна живая встреча по обучению.
По завершении наши партнеры получают инструкцию по работе с контентом и заказами.

– На что стоит обратить внимание при обучении?
– Во время обучения мы акцентируем внимание партнеров на особенностях внесения цен на свои услуги, на соблюдение дедлайнов при ответе нашим клиентам.

– Что делать, если сменилась команда в отеле?
– К сожалению, мы часто сталкиваемся со сменой сотрудников в отелях, и что расстраивает больше, коллеги зачастую не передают нам подобную информацию, а это влечет за собой ряд сложностей. Например, существует заказ, переданный в работу, но на него никто не реагирует по ряду причин: нет доступа в систему, незнание деталей работы в системе и т.д. Как следствие, страдает качество обслуживания нашего клиента, что недопустимо.
При смене ответственного лица достаточно добавить нового сотрудника в систему и предоставить ему доступ к ней. А также, Вы всегда можете сообщить нам о смене ответственного лица по работе с системой.

– Возможно ли повторное обучение если мы все забыли?
– Повторное обучение и регулярное сопровождение всех поставщиков проводит наш отдел по сопровождению партнеров. Мы всегда рады ответить на все вопросы по работе в системе, обновлению контента или работе с заказом.
Для получения дополнительной информации или получения консультации достаточно написать нам на почту.

– Как дать обратную связь, если я хочу предложить улучшения?
– В личном кабинете Вы можете найти кнопку "Пройти опрос". Данный опрос содержит как вопросы общего характера, так и специальные вопросы по работе в системе в частности. В случае, если Ваша обратная связь требует более свободного изложения идей, то вы всегда можете связаться с нами по почте или телефону.

– А что делать если у нас есть своя система управления инвентарем?
– Наш личный кабинет это дополнительный канал ваших продаж. Важно понимать, что работа в нашей системе строится в 2 этапа :
• внесение информации в контент
• работа с заказом.
В случае если ваш объект имеет большое кол-во залов и вы не успеваете отслеживать изменения и во внутренней системе отеля и в нашем кабинете, мы просим направлять нам актуальную информацию по почте (изменение цен, доступность залов, новые услуги и так далее). Вся информация будет внесена и обновлена нашими коллегами из отдела сопровождения. Отелю остается только проверить корректность данных в своем контенте.

Наши контакты для связи:
+7 999 833 28 16
Контент и работа с заказом [email protected]
Обратная связь по работе сервиса [email protected]

#готовьлыжилетом

Продолжаем серию постов про дополнительные возможности нашей платформы😉

Каждое мероприятие, которое проводится нашими клиентами, должно быть закрыто по определенному регламенту:

1. Должны быть финализированы все суммы по расходам на мероприятие, включая дополнительные расходы, возникшие во время мероприятия;
2. Как правило, прикладывается программа мероприятия;
3. Если в мероприятии участвует лектор, то прикладываются акты и приложение с лектором на его гонорар;
4. Должен быть приложен финальный список участников мероприятия;
5. К каждому мероприятию прикладывается фотоотчет.

Каждый из этих пунктов автоматизируется с помощью нашей платформы😎

Но сегодня мы поговорим о фотоотчетах и о том, как делать их максимально просто и эффективно😁

Мы разработали мобильное приложение Click to MICE 🤩

Приложение устанавливается на планшеты Вашим региональным представителям, которые, как правило, и являются инициаторами мероприятий.

Во время мероприятия приложение активируется и напоминает пользователю о том, что необходимо сделать фотоотчет.
В итоге Вы получаете следующие возможности:

1. Фотографии загружены в согласованном формате. Например, Вы можете задать, следующий формат фотоотчета: 2 фотографии лектора на фоне презентации, 3 фотографии аудитории и гостей, 1 фотография еды и напитков и так далее. Количество фотографий и их названия настраиваются под Ваши потребности;
2. Фотографию можно сделать только во время мероприятия, что логично, так как нельзя сделать фотографию, когда мероприятие уже прошло или еще не началось;
3. Фотографии нельзя подгрузить из галереи или из интернета;
4. Сравнение план-факт по геолокации. В нашей системе хранятся данные, где запланированы Ваши мероприятия с адресами площадок. Мобильное приложение, получив данные к геопозиции пользователя, отслеживает где была сделана фотография;
5. Если план не совпадает с фактом, ответственный сотрудник получит уведомления о нарушениях;
6. Единый архив фотографий по мероприятию, так как все фотографии отправляются в карточку заказа в Ваш личный кабинет;
7. Вы можете видеть в режиме реального времени, в каких заказах не подгружен отчет;
8. Фотографии будут храниться в системе и к ним всегда можно получить доступ в случае каких-либо проверок и аудита.

Вы можете написать нам на почту [email protected] и мы проведем для Вас персональную презентацию😊

Stay tuned🙃

Продолжаем делиться с Вами полезной информацией о нашей компании, ведь Click to MICE – это очень функциональный онлайн-инструмент не только для наших клиентов, но и наших партнеров поставщиков услуг: отелей, лофтов, ресторанов и кейтеринговых компаний🏨☺️

Благодаря развитым функциям личного кабинета на платформе, наши поставщики могут презентовать себя на обширную аудиторию имеющихся у нас клиентов. Личный кабинет Click to MICE - это многофункциональная площадка, на которой поставщик может:
1. Изложить подробную информацию об объекте;
2. Указать перечень имеющихся конференц-возможностей и полный спектр услуг, который площадка готова предложить своим клиентам;
3. Обновлять доступность своих конференц-залов;
4. Видеть полную информацию по заказу: документы, сметы, переписку с менеджером🕵️‍♀️

Мы призываем наших поставщиков не бояться нововведений. Мы всегда рады помочь освоить новый инструмент. Каждый наш поставщик проходит обучение по работе в системе. Обучение проходит в режиме конференц-звонка, который занимает 15-20 минут Вашего времени, в течение которого мы вместе разберем все детали и имеющиеся вопросы:

1. Мы расскажем о функциях всего меню и каждой кнопочки🙃
2. Направим инструкцию по работе в системе, для того, чтобы в любой момент Вы могли освежить в памяти информацию по системе😉

В дальнейшем, коллеги из отдела по сопровождению партнеров будут вашей поддержкой и опорой во всех вопросах по работе с личным кабинетом и ответят на все ваши вопросы, помогут обновить информацию, взять в работу заказ и загрузить все документы💪😎

Благодаря возможностям платформы Click to MICE, подготовка, согласование заказа, а также обмен закрывающими документами максимально упрощается.🙌

Наша задача – оптимизировать Ваши ежедневные рабочие процессы с помощью онлайн-инструментов, которые предоставляет наша платформа.

Используйте диджитал инструменты Click to MICE🙂

И скоро мы подробно познакомим Вас с командой, которая отвечает за работу с поставщиками😉

Из-за коронавируса большое количество мероприятий отменилось, и у нас освободилось немного времени для того, чтобы поделиться с Вами новостями из жизни нашей компании и новыми продуктами для наших клиентов🤗

Сегодня мы поговорим о проблеме, которая, мы убеждены, будет актуальна компаниям из многих индустрий, но компании из фармацевтической сферы с ней точно сталкивались☺️

Итак вводные данные:
• У Вашей компании больше количество мероприятий;
• Какие-то мероприятия Вы организуете самостоятельно, но оплачиваете через агентство;
• В других мероприятиях Вы участвуете как спонсор, оплачивая организационный взнос: часть орг. взносов вы оплачиваете через агентство или несколько агентств, а другую часть Вы можете оплачивать напрямую организаторам;
• Определенные мероприятия организуют Ваши сотрудники и оплачивают их на месте картой;
• На мероприятиях у Вас могут раздаваться различные POS-материалы, которые тоже нужно как-то учитывать;
• Во время Ваших мероприятий могут выступать различные тренеры или лекторы, которым также требуется оплачивать гонорар. И этими суммами также нельзя пренебречь.

Получается, что у Вас есть как минимум два источника информации, где можно взять фактический потраченный бюджет: Ваша бухгалтерия, а также отчеты Вашего агентства. И из обоих источников данные надо вытаскивать, в прямом смысле этого слова😆

Если мы правильно понимаем ситуацию с инструментами контроля бюджета на мероприятия, то у подавляющего большинства компаний есть только один инструмент - Эксель-файл на общем диске, где у компании, происходит согласование мероприятий, а также контроль выполнения бюджета.

Знакомо?😲

Если Вам это актуально для Вас, то Вам точно нужно модуль Click to MICE . В нем Вы сможете:
1) Вести учет всех Ваших активностей по мероприятиям, и не важно как Вы оплачиваете эти мероприятия (через агентство, напрямую площадке или организатору, корпоративной кредитной карте или каким либо другим способом)
2) Планировать и контролировать расходы как по на конференц-часть, так и на логистику, а также оплату лекторского гонорара или POS-материалы.
3) Распределять бюджет по препаратам, cost-центрам, направлениям или бизнес-юнитам
4) Организовать процесс согласования мероприятий в любом удобном для Вас формате. Для разных отделов внутри компании могут быть настроены разные процессы.
5) Удобно работать с данными, например, выполнять так называемые массовые действия, когда требуется изменить сразу несколько мероприятий
6) Видеть, сколько денег было уже потрачено, сколько будет потрачено на уже запланированные мероприятия в ближайшее время и сколько денег в итоге осталось.
7) Скачивать эти отчеты в удобную форму и контролировать все режиме реального времени, так как данные постоянно обновляются
😎 А для фармацевтических компаний есть еще один приятный бонус: из всех заявок Вы сможете одной кнопкой скачать себе отчет для Росздравнадзора🤩

Уйдите от бесконечного множества табличек и файлов на общем диске🤠😊

Используйте диджитал инструменты Click to MICE😎

Подводим итоги 2019, строим планы на будущее!🔭

Благодарим наших Клиентов, Партнеров и Сотрудников за то, что были с нами в 2019 году! ☺️

Желаем Вам провести эти праздники в теплом кругу Ваших родных и близких, чтобы в новом году исполнились все Ваши самые сокровенные мечты, чтобы горели глаза и улыбка всегда была с Вами. Пусть этот год будет ярким и позитивным, а удача будет Вашим постоянным спутником!🎄☃️🎄🍾🎄

С наилучшими пожеланиями, команда "Click To MICE"!

Ноябрь выдался не менее горячим чем октябрь и по температуре на улицах столицы, и по кол-ву мероприятий на Click To MICE:
-вновь перешагнули порог в 400 мероприятий🚀
-запустили мобильное приложение для создания отчетов о проведенных мероприятиях 🤳
-создали сервис для регистрации участников цикловых конференций 📄
-продолжаем работу над новыми сервисами👨‍🔧

Всем удачно пройти финишную прямую 2019 года!

На календаре 18 ноября, а это значит, что пришло время опубликовать Montlhy MICE Monitor 10 c результатами работы за октябрь!

Октябрь оказался очень насыщенным месяцем, нам удалось:
-организовать 414 мероприятий в 101 городе России 🛣
-начать сотрудничество с новым крупным клиентом😍
-забежать на вручение MICE Оскара 🏆 в номинации "Лучший онлайн-продукт в сфере MICE и делового туризма"
-сделать много важных начинаний, чтобы было о чем рассказать через месяц

Больше интересных цифр на ежемесячной инфографике!

Ядром Click To MICE является автоматизация процесса организации деловых мероприятий. Настройка travel политик, процесса одобрения и лимитов, поиск площадки, выбор питания, загрузка закрывающих документов, аналитика… - весь процесс в одном окне. Назовем это техническим этапом организации, благодаря Click To MICE о нем можно больше не беспокоиться.

Тем не менее мы отлично понимаем, что мероприятия являются всего лишь инструментом для достижения определенной цели.
Например, задачей серии маркетинговых мероприятий, приуроченных к запуску нового продукта, является распространение ключевого сообщения среди целевой аудитории.

Логично, что следующим этапом после проведения подобных мероприятий должна быть оценка их эффективности:
-Как убедиться, что все запланированные в центральном офисе мероприятия были проведены на местах?
-Насколько фактическое количество гостей соответствует плану?
-Соответствует ли питание стандартам компании?
-Как подтвердить достоверность рукописных отчетов и имейлов?

Ответом на эти вопросы станет новое решение от Click To MICE мобильное приложение «Click TO MICE Report» - доступ к реальной эффективности ваших мероприятий в режиме онлайн.

Для организации демо презентации пишите нам в директ или по контактам, указанным в профиле.

Запускаем новый для нас формат "Montlhy MICE Monitor" - ежемесячный обзор MICE рынка России.📊

Обзор создан на внутренних данных Click To MICE, поэтому одновременно является отчетом о проделанной нами работе.👨‍💼

Будем рады получить от участников MICE рынка интересные цифры, данные... 🕵️‍♀️ и с удовольствием добавим в следующий выпуск. 🖨

Делитесь постом с коллегами и реагируйте в комментариях, нам будет приятно!

Ссылка для загрузки:
https://yadi.sk/i/TVZBYlGrF69Slg