Biuro Rachunkowe Progres

Błąd w NIP na fakturze w KSeF – co to oznacza w praktyce?

W KSeF identyfikacja kontrahentów opiera się na numerze NIP.
To sprawia, że nawet drobna pomyłka może mieć realne konsekwencje.

Jeśli faktura zostanie wystawiona z błędnym NIP w danych nabywcy, trafi do podmiotu przypisanego do tego numeru – niezależnie od tego, kto faktycznie był stroną transakcji.

Co zrobić, jeśli otrzymasz taką fakturę?

Nie należy:
– ujmować jej w ewidencji
– odliczać VAT
– dokonywać płatności

Warto natomiast:
– poinformować wystawcę o błędzie
– zachować potwierdzenie tej informacji (np. mail) dla własnego bezpieczeństwa

Taka faktura nie może być podstawą rozliczeń.

Jak powinna wyglądać korekta?

W KSeF nie ma możliwości „poprawienia” nabywcy zwykłą korektą danych.

Prawidłowa procedura to:

a) wystawienie faktury korygującej „do zera” na błędny NIP
b) wystawienie nowej faktury z prawidłowymi danymi nabywcy

To rozwiązanie zapewnia zgodność z systemem i pełną ścieżkę dokumentacyjną.

Na koniec warto podkreślić: tego typu sytuacje dobrze pokazują, jak istotna jest weryfikacja danych jeszcze przed wystawieniem faktury.

W razie wątpliwości najlepiej skonsultować konkretny przypadek z księgowym.