Verne Health

Dataverlies voorkom je niet tijdens de overstap. Je voorkomt het door vooraf precies te weten welke data meegaat en te controleren of alles klopt.

In iedere branche start je met voorbereiding. Je stapt niet midden in een project binnen. Dus dataverlies ontstaat meestal niet bij de migratie. Maar hoe goed je voorbereid bent.

In oude systemen is niet alle data altijd even goed gestructureerd. Soms staat iets wel meerdere keren gedocumenteerd, omdat dat moet volgens de wetgeving of juiste declaratie bijvoorbeeld. En daarom is het goed de data te checken, want de problemen komen kijken bij interpretatie, niet in de export.

Dus de vraag aan jou: Wat neem je mee, wat laat je achter, en waarom?

Onduidelijke mapping zorgt voor gaten of dubbelingen.

Om ervoor te zorgen dat alle fouten eruit zijn, doe je een testmigratie. Het is crusiaal om de fouten eruit te halen. En daarom bereid je je voor, om te checken.

Wist je dat: Controle na migratie is net zo belangrijk als de migratie zelf. Data is immers pas veilig als het gecontroleerd en bruikbaar is in de praktijk.

Ga jij voor 1 oktober de overstap maken naar een nieuw EPD-systeem?

Ga je vandaag starten of pas in september? Want starten in september betekent werken richting een harde deadline.

Het is niet onmogelijk. Overstappen in september betekent dat je direct in een versnelde implementatie met deadline-druk stapt. En dat zorgt voor stress, chaos en drukte die je er niet altijd even goed bij kan hebben.

In september heb je nog maar een paar weken om de keuze te maken en te implementeren. Ga je overstappen op een ander EPD-systeem of blijf je nog een jaar verlengen? We zitten nu in eind juni, de start van augustus komt eraan, nog 2 maanden.

Wachten zorgt voor:
Datamigratie die versneld moet gebeuren
Inrichting kan niet worden vertraagd
Nauwelijks ruimte om te testen
Of fouten oplossen

En aangezien er al een enorme druk ligt op het werk van een fysiotherapeut. Jij wilt niet verantwoordelijk zijn voor een team die nog meer stress ervaart. Want zonder tijd, moet er sneller worden geschakeld, zonder ingroeiperiode.

Kortom, je begint het traject al in een “deadline-modus” in plaats van een projectmodus. De overstap wordt dan vooral: “halen we het op tijd?” in plaats van “doen we het goed?”

Dus nu je nog ruim de tijd hebt, waarom blijf je bij je huidige EPD-systeem?

“We hebben nu geen tijd om over te stappen” betekent meestal: het systeem maakt tijd maken nu al lastig.

En die uitspraak is een symptoom en geen argument. Drukte is precies waarom processen vastlopen in inefficiëntie. Je hebt geen tijd om na te denken over een implementatie, want dat zie je als verloren energie. En eerlijk: misschien niet heel slim.

Je weet dat, als je werkzaam bent als fysiotherapeut, er al heel veel werkdruk is. Dus uitstellen verschuift werkdruk, het verdwijnt niet. En daarom is er nu nog een kans om na te denken over een overstap voordat de deadline dichterbij komt.

Overstappen kost misschien tijd, maar wachten kost vaak meer. En hoe later je begint, hoe minder controle je hebt over planning. En is controle nou net niet iets wat je ook graag wilt hebben? Vooral als het gaat om zulke beslissingen?

Dus als je nu een druk voelt, komt dat echt door het systeem waar je nu in zit.

De tijd is niet het probleem, je timing is het probleem. ⏰

De grootste angst om overstappen heeft niets te maken met de software, maar de vraag of straks de data nog klopt!

Je werkt waarschijnlijk al een lange tijd met een EPD-systeem. En dan ben je vertrouwd, je kent het en ondanks dat je soms wat frustraties kent, blijf je vaak toch bij het systeem aangesloten. Maar dan komt die deadline: overstappen voor een nieuw EPD-systeem.

Er gaan allerlei gedachten door je hoofd:
🤯 Hoe zou het team reageren?
🤯 Wat als het niet goed gaat?
🤯 Straks ben ik alle data kwijt?
🤯 Wat als het nieuwe systeem niet beter is?
🤯 Hoe is de begeleiding?

Maar een nieuw EPD-systeem is zelden het probleem. Want de software is vaak vergelijkbaar tussen aanbieders. De grote spanning zit hem voornamelijk in wat er mee komt: Patiëntgegevens, historie en lopende dossiers.

De angst: “Klopt alles straks nog?”
En gaat dus niet over: functies.

Het is de angst om de controle te verliezen. En als de data al niet vertrouwd wordt, wordt de software ook niet vertrouwd.

Een goede overstap draait dus om zekerheid, niet om alle features. Ga jij voor 1 oktober overstappen? Of heb jij ook de angst om data te verliezen?

Weet je waarom juni de beste maand is om een EPD-overstap te starten? Niet omdat je eerder klaar bent, maar omdat je nu juist meer ruimte hebt om het goed te doen.

Een goede implementatie kost tijd. En die tijd heeft een fysio het laatste kwartaal maar weinig. Dus veel praktijken blijven bij eenzelfde EPD terwijl ze tegen punten aanlopen, zoals driedubbele administratie of een verouderd systeem.

En de reden dat een implementatie goed gedaan moet worden, heeft alles te maken met een stukje voorbereiding. Dus niet de software. Denk namelijk eens aan datamigratie, je wilt niet dat data verloren gaat. Of inrichting en training van een EPD, die vragen aandacht.

💡 Hoe eerder je start, hoe meer ruimte je hebt voor onverwachte uitdagingen. En juni geeft je die ruimte.

En wat als je toch pas in september beslist om over te stappen. Dat voelt ineens gehaast. Als een deadline. Ga ik blijven? Ga ik overstappen? Dat gevoel van stress, keuzes en beslissingen wil je eigenlijk gewoon voor blijven, toch?

Juni is een voorbereiding.

Een rustige implementatie begint ruim voor livegang.

Wat vind jij de beste tijd om over te stappen? ⏰

Goede software herken je niet aan de techniek.
Je herkent het aan hoe makkelijk het werkt.

In de praktijk zie ik het vaak misgaan: systemen zien er goed uit op papier, maar frustreren in het dagelijks gebruik. En juist dát bepaalt de echte kwaliteit.

Waar moet je dan op letten?

🔹 Kun je er makkelijk mee werken?
Kun je snel je verslag maken, een dossier openen of een afspraak plannen?
Of ben je vooral aan het zoeken en klikken?

🔹 Werkt het zonder gedoe?
Vastlopers, foutmeldingen of dingen die “ineens niet meer werken” kosten tijd en energie.

🔹 Is het logisch opgebouwd?
Moet je nadenken waar iets zit? Dan zit het niet goed.

🔹 Werken collega’s er graag mee?
Als een systeem als “lastig” wordt ervaren, merk je dat meteen op de werkvloer.

🔹 Is het snel genoeg?
Niemand wil wachten tot een pagina laadt terwijl de volgende patiënt al binnenstaat.

De conclusie is simpel:
De kwaliteit van software zit niet in hoe slim het gebouwd is, maar in hoe fijn het werkt voor de mensen die het elke dag gebruiken.

Oftewel: de gebruiker bepaalt.

Benieuwd: waar lopen jullie het meest tegenaan in jullie huidige systeem?