Viện Nghiên Cứu Quản Lý Xây Dựng-ICRC

Viện Nghiên Cứu Quản Lý Xây Dựng-ICRC

Luyện thi sát hạch
Tư vấn xin cấp CCHN cho tổ chức, cá nhân
Tư vấn thủ tục giấy phép hoạt động xây dựng, nhà ở, BĐS.. Tư vấn thành lập DN, đấu thầu, công bố năng lực hoạt động xây dựng..

Operating as usual

29/01/2022
Photos from Viện Nghiên Cứu Quản Lý Xây Dựng-ICRC's post 28/01/2022

Buổi làm việc cuối cùng của năm
Hình ảnh lớp: BDNV quản lý vận hành nhà chung cư

30/12/2021
16/12/2021

Viện Nghiên Cứu Quản Lý Xây Dựng-ICRC

Chuẩn bị cho lớp đào tạo tháng 12/2021

Viện Nghiên Cứu Quản Lý Xây Dựng-ICRC Luyện thi sát hạch
Tư vấn xin cấp CCHN cho tổ chức, cá nhân
Tư vấn thủ tục giấy phép hoạt động xây dựng, nhà ở, BĐS..
Tư vấn thành lập DN, đấu thầu, công bố năng lực hoạt động xây dựng..

16/11/2021

# MỘT TUẦN LÀM VIỆC HIỆU QUẢ VỚI PHƯƠNG PHÁP TIME BLOCKING

Nếu bạn thời gian làm việc trong ngày là quá ít ỏi để hoàn thành mọi việc thì có lẽ đã đến lúc thử một phương pháp quản lý thời gian mới có thể tăng năng suất của bản thân, phương pháp đó mang tên “Time Blocking”. Tìme Blocking đã và đang được nhiều người thành công trên thế giới sử dụng, từ Elon Musk, Bill Gates đến tác giả Cal Newport của cuốn “Deep Work”.

## TIME BLOCKING LÀ GÌ?

Time Blocking là một phương pháp lập kế hoạch và ấn định từng khung thời gian - những "khối" thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ và công việc cần hoàn thành. Nguyên tắc của Time Blocking là chia nhỏ 24 tiếng trong ngày thành các “time block” (khung thời gian) và chỉ tập trung thực hiện một nhiệm vụ duy nhất trong khung thời gian nhất định.

Ví dụ:
* 7:00am - 8:00am: Đánh răng rửa mặt + ăn sáng
* 8:10am - 8:30am: Ôn Chương 1 - Toán cao cấp
* 8:30 am - 10:00am: Học tiết 1+2

Cứ như vậy chia quỹ thời gian 24h của mình thành từng mục như vậy theo ngày, theo tuần.

## ƯU ĐIỂM CỦA TIME BLOCKING

**1. Time blocking giúp bạn đánh bại sự trì hoãn**

Khi bạn bắt đầu một ngày bằng một danh sách các việc cần làm như bài tập, bài thuyết trình được liệt kê một cách chi tiết tới từng khung giờ, bạn đang tự đặt ra cam kết với bản thân. Cam kết này sẽ giúp bạn có động lực đánh bại sự trì hoãn và biến ý định thành kế hoạch hành động để hoàn thành công việc như bạn đã đề ra.

**2. Time blocking giúp tiết kiệm thời gian**

Việc liệt kê trước các đầu việc cần ưu tiên thực hiện trong ngày sẽ giúp bạn tránh chứng mệt mỏi vì phải đưa ra quyết định **(decision fatigue)**. Đây là trạng thái do dự, áp lực, phân vân trước quá nhiều lựa chọn dẫn đến xu hướng đưa ra quyết định thiếu chuẩn xác. Bằng cách cắt giảm quy trình đưa ra quyết định không cần thiết trong ngày, Time Blocking đảm bảo rằng bạn có đủ thời gian cho các ưu tiên của mình thay vì lãng phí thời gian suy nghĩ về việc phải làm gì, học gì tiếp theo hoặc sa đà vào thực hiện những nhiệm vụ nhỏ nhặt.

Với sự trợ giúp đỡ của Time Blocking, bạn sẽ hạn chế việc kiểm tra email hoặc lướt mạng xã hội một cách tùy hứng. Ngược lại, nếu không lập kế hoạch trước mà cứ làm dàn trải, công việc của bạn có thể chịu ảnh hưởng tiêu cực bởi Định Luật Parkinson: “Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó”. **(“Work expands so as to fill the time available for its completion”)**.

**3. Timeblocking giúp bạn thiết lập quy trình làm việc hiệu quả**

Một ưu điểm quan trọng khác của Time Blocking là nó giúp bạn đặt ra một quy trình làm việc cho phép bạn sắp xếp các việc cần làm trong ngày một cách hiệu quả hơn. Mỗi người đều có một khoảng thời gian cụ thể trong ngày mà họ cảm thấy tập trung và làm việc năng suất nhất. Bằng việc ghi chép một cách có hệ thống thông tin về từng việc trong ngày, Time Blocking cho phép bạn xác định khung thời gian hiệu quả đó để bạn có thể lên lịch sao cho phù hợp. Giả sử bạn hoạt động tích cực và tập trung nhất trong khoảng thời gian từ 10 giờ sáng đến 2 giờ chiều, bạn có thể sử dụng kỹ thuật Time Blocking để đặt lịch cho việc đòi hỏi nhiều chất xám nhất trong ngày vào khoảng thời gian đó. Bạn càng hiểu rõ cách mình sử dụng thời gian thì bạn sẽ càng dễ dàng tạo ra quy trình làm việc tốt hơn cho tương lai.

**4. Time Blocking giảm thiểu sự phân tâm và tăng khả năng tập trung**

Bằng cách lên lịch cho từng phút trong ngày, bạn không chỉ bảo vệ bản thân khỏi sự phân tâm mà còn tăng khả năng tập trung của mình. Phương pháp Time Blocking đòi hỏi sự chú tâm tuyệt đối vào một nhiệm vụ duy nhất tại một thời điểm. Mặc dù đa nhiệm (Multitasking) có vẻ như là một cách tuyệt vời để hoàn thành nhiều việc cùng một lúc, nhưng thực tế thì nó có thể dẫn đến việc năng lượng bị tiêu hao nhiều hơn và khiến bạn làm việc chậm hơn. Trong khi đó, việc thực hiện nhiệm vụ một cách đơn lẻ (Singletasking) đã được chứng minh là có thể giúp hoàn thành việc xử lý cv nhanh hơn, tốt hơn vì nó làm giảm thiểu quá trình não bộ phải thay đổi hoàn cảnh và chuyển sự chú ý từ đầu việc này sang đầu việc khác. Từ đó, Time Blocking làm tăng hiệu suất làm việc của bạn một cách đáng kể. Đối với việc học tập cũng tương tự như vậy.

## NHƯỢC ĐIỂM CỦA TIME BLOCKING

Tuy nhiên, những ưu điểm kể trên không đồng nghĩa với việc Time Blocking là một giải pháp hoàn hảo. Trên thực tế, có một số lý do có thể khiến bạn phải suy nghĩ lại về việc có nên ứng dụng Time Blocking vào công việc hoặc việc học tập hàng ngày hoặc hàng tuần của mình hay không:

**1. Rất khó có thể ước tính thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ**

Khi áp dụng phương pháp Time Blocking, bạn có thể gặp phải “Ngụy biện lập kế hoạch” **(“The Planning Fallacy”)**. Đây là hiện tượng chúng ta có xu hướng đánh giá không đúng lượng thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ trong tương lai. Việc tính toán không chính xác có thể ảnh hưởng đến năng suất và quy trình làm việc của bạn, đặc biệt là trong những ngày đầu tiên bạn áp dụng Time Blocking.

**2. Việc hoàn thành nhiệm vụ không đúng hạn có thể gây ra cảm giác căng thẳng**

Khi bạn không ước tính chuẩn xác thời gian thực hiện các nhiệm vụ, một môn học... bạn sẽ dễ cảm thấy mình liên tục bị chậm tiến độ. Điều này sẽ gây ra cảm giác lo lắng và căng thẳng cao, gây ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất của bạn.

Ví dụ bạn cho rằng bạn cần 40 phút để làm slides cho bài thuyết trình tuần tới nhưng thực tế bạn lại cần đến 2 tiếng để hoàn thành nó do quá trình tìm kiếm ảnh minh họa lâu hơn bạn tính toán.

**3. Time Blocking thiếu tính linh hoạt**

Cho dù bạn áp dụng phương pháp Time Blocking cho cả tuần hay chỉ một ngày, bạn cũng sẽ nhận ra sự kém linh hoạt của nó so với việc sử dụng danh sách To-do chung chung. Yếu tố bất ngờ, sự gián đoạn từ các bài kiểm tra không báo trước có thể phá hủy toàn bộ quy trình làm việc hoặc học tập của bạn.

**4. Tốn nhiều thời gian và công sức để lập ra kế hoạch dựa theo quy tắc Time Blocking**

Kỹ thuật Time Blocking buộc bạn phải lên kế hoạch làm việc một cách cẩn thận và chi tiết thay vì chỉ liệt kê ra 4 hoặc 5 nhiệm vụ cần hoàn thành. Việc tính toán khung giờ cho từng nhiệm vụ cũng tốn nhiều thời gian và công sức đến mức có khiến bạn không thể duy trì Time Blocking như một thói quen hàng ngày hoặc thậm chí là không muốn thử. Đây có lẽ là lý do chính khiến các những người có lịch trình quá bận rộn từ bỏ phương pháp này.

## CÁCH ỨNG DỤNG TIME BLOCKING THEO TUẦN SAO CHO HIỆU QUẢ

Dù có một vài vấn đề tiềm ẩn như vậy, không thể phủ nhận rằng Time Blocking vẫn là một chiến lược quản lý thời gian hiệu quả nếu như bạn có một quy trình thực hiện phù hợp. Vậy quy trình đó bao gồm những bước nào và có những lưu ý gì?

**Bước 1: Lên danh sách các nhiệm vụ cần phải hoàn thành trong tuần**

Hãy bắt đầu bằng cách xác định tất cả các nhiệm vụ trong tuần mà bạn cần thực hiện. Bạn nên liệt kê tất cả các công việc, các dự án cần phải hoàn thành, các bài thuyết trình, bài kiểm tra, các buổi hội họp..., thời gian với câu lạc bộ, thậm chí cả thời gian tập thể dục vào danh sách.

**Bước 2: Xác định những nhiệm vụ cần ưu tiên**

Sau khi có danh sách công việc cần làm thì giờ là lúc bạn cần xác định các nhiệm vụ ưu tiên trong số các công việc đó. Bạn chỉ nên chọn ra khoảng ba đến bốn nhiệm vụ một ngày. Hãy cân nhắc sử dụng **Ma trận Eisenhower** để phân loại các nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng và mức độ ưu tiên của chúng.

▪️ Làm trước - Những công việc quan trọng và khẩn cấp.

▪️ Lên lịch - Những công việc quan trọng và không khẩn cấp.

▪️ Ủy quyền/Làm sau - những nhiệm vụ không quan trọng và khẩn cấp.

**Bước 3: Lên lịch cho cả tuần**

Ở bước này, bạn sẽ gán mỗi nhiệm vụ một khoảng thời gian và sau đó, sử dụng sổ tay giấy hoặc các ứng dụng kỹ thuật số như Lịch Google, Calendly, Appoint.ly, Plan, HourStack để ghi lại lịch trình cả tuần của bạn. Một số lưu ý cho bước 3:

▪️ Sắp chỗ cho các nhiệm vụ quan trọng nhất trước, các nhiệm vụ nhỏ sau.
▪️ Bạn có thể chia nhỏ lịch làm việc thành các khung thời gian 15 phút, 30 phút hoặc 1 tiếng tùy theo mức độ phức tạp của mỗi nhiệm vụ. Đối với các tác vụ phức tạp, bạn có thể cần lên lịch rải ra thành nhiều khung thời gian trong tuần.
> Ví dụ: nếu bạn phải thuyết trình vào thứ Bảy, bạn phân bổ công việc này thành nhiều khung thời gian từ thứ Tư đến thứ Sáu để thực hiện quá trình làm chỉnh sửa bản word, làm slides, luyện thuyết trình, và ấn định thêm một khung thời gian vào thứ Bảy để chính thức thực hiện bài thuyết trình đó.

▪️ Bạn cũng nên phân bổ cả thời gian cho những việc như ăn trưa, trả lời email, kiểm tra mạng xã hội…

▪️ Đừng quên chừa lại một vài khoảng trống trong lịch mỗi ngày để dự trù cho các nhiệm vụ khẩn cấp có thể xảy ra chẳng hạn như các công việc đột xuất, cuộc họp gấp hoặc chỉ đơn giản là để nghỉ giải lao. Hãy chủ động dành cho mình một khoảng thời gian để nạp năng lượng hoặc làm những việc bạn thích trong thời gian đó nhằm refresh lại bản thân.

▪️ Bạn không cần phải tính toán thời gian dành cho mỗi nhiệm vụ một cách hoàn hảo ngay lập tức mà chỉ cần ước tính sơ bộ là được. Khi bạn tiếp cận Time Blocking một cách linh hoạt, thì bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn.

▪️ Nếu bạn gặp khó khăn trong việc theo sát lịch trình đề ra, hãy cân nhắc đặt báo thức hàng ngày để đảm bảo bạn đi đúng hướng.

**Bước 4: Chủ động chiêm nghiệm và sẵn sàng điều chỉnh lại kế hoạch khi cần thiết**

Cho dù bạn có lên kế hoạch tỉ mỉ đến đầu thì cũng khó tránh khỏi sự sai sót. Việc đánh giá lại lịch trình Time Blocking nên được nên thực hiện hằng ngày vì nó có tác động rất lớn đến năng suất của bạn. Bạn có thể dành cuối ngày để nhìn nhận và sửa đổi lại kế hoạch Time Blocking ngày mai sao cho chuẩn xác. Bằng cách này, bạn cũng tránh việc gặp phải “ngụy biện lập kế hoạch” (planning fallacy).

Mặc dù Time Blocking không phải giải pháp hiệu quả với tất cả mọi người, nhưng nếu được thực hiện đúng cách theo những bước ở trên, nó có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và tăng năng suất học tập một cách đáng kể.

Cảm ơn bạn đã đọc, chúc bạn học và làm việc hiệu quả!

(ST-The Organizeaholic)

Telephone

Website

Address


Vinhomes Central Park 208 Nguyễn Hữu Cảnh, P.22, Q.Bình Thạnh, Tp.HCM
Ho Chi Minh City
700000

Other Educational Consultants in Ho Chi Minh City (show all)
DU HỌC HƯNG PHÁT DU HỌC HƯNG PHÁT
214/16 Đường Đào Sư Tích
Ho Chi Minh City, 70000

Dịch vụ tư vấn du học

Du Học ISA Du Học ISA
Số 4 Nguyễn Thông, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3
Ho Chi Minh City, 70000

Với mục tiêu trở thành thương hiệu tư vấn du học hàng đầu Việt Nam, ISA không ngừng cải tiến và mở rộng hoạt động tại thị trường du học quốc tế để đáp ứng trọn vẹn nhu cầu khách hàng.

YVAR - Đi Du Học Canada YVAR - Đi Du Học Canada
24 Nguyễn Cửu Vân, Phường 17, Quận Bình Thạnh
Ho Chi Minh City

Được điều hành bởi hai chuyên gia người Canada, Yurick Vandal và Nico Ritoux - Cty YVAR giúp sinh viên Việt Nam có được một nền giáo dục bậc nhất Canada.

Du học ngành Quản trị Khách sạn Du học ngành Quản trị Khách sạn
163 Nguyen Van Troi Street, Ward 11, Dist Phu Nhuan
Ho Chi Minh City, 70000

Thông tin du học và học bổng ngành học Quản trị du lịch, Nhà hàng Khách sạn, Tổ chức sự kiện tại các nước và trường hàng đầu thế giới hiện nay.

Tư Vấn Du Học và Xuất Khẩu Lao Động Nước Ngoài Tư Vấn Du Học và Xuất Khẩu Lao Động Nước Ngoài
Quận Tân Bình
Ho Chi Minh City, +084

Xuất Khẩu Lao Động Nước Ngoài

Uinima Uinima
103 Đường Nguyễn Du, Phường 7, Quận Gò Vấp
Ho Chi Minh City, 700000

Uinima marketing dành riêng cho ngành spa,thẩm mỹ,nha khoa chúng tôi cung cấp những Giải Pháp - Khoá Học - Công Cụ tự động hoá quy trình marketing.

Du Học Tân Thế Kỷ - New Century Edu Du Học Tân Thế Kỷ - New Century Edu
179EF Cách Mạng Tháng 8, Phường 5, Quận 3
Ho Chi Minh City, 700000

Du học Mỹ, Canada, Úc, New Zealand và các nước. Dịch vụ VISA du học+84 91 8888 640 Email: [email protected]

Du Học Nhật Bản ASEC Du Học Nhật Bản ASEC
Ho Chi Minh City

Trung tâm Đào Tạo Nhật Ngữ và Tư Vấn du học Asec. Bước chân nhỏ khám phá thế giới

Du Hoc A.E&T Du Hoc A.E&T
121/15 Lê Thị Riêng, Phường Bến Thành, Quận 1
Ho Chi Minh City

CLIMB Education -  Du Học Tiếng Anh tại Philippines CLIMB Education - Du Học Tiếng Anh tại Philippines
117 Cống Quỳnh, Nguyễn Cư Trinh, Quận 1
Ho Chi Minh City, 70000

CLIMB Education được thành lập nhằm mục đích đem lại cho bạn cơ hội du hội Tiếng Anh tại đất nước vạn đảo Philiippines với chi phí hợp lý nhất.

YK Education - Du học Hàn Quốc YK Education - Du học Hàn Quốc
Tầng 5, 141 Võ Oanh, Phường 25, Quận Bình Thạnh
Ho Chi Minh City, 70000

Page về du học Hàn Quốc của YK Education

Optimus Education Optimus Education
353 - 355 An Dương Vương, Phường 3, Quận 5
Ho Chi Minh City, 700000

Optimus chuyên cung cấp các giải pháp đào tạo tiếng Anh hiệu quả, chuyên biệt với các sản phẩm tiếng Anh doanh nghiệp, tiếng Anh 1 kèm 1 và dịch vụ cung cấp giáo viên nước ngoài đi kèm.