TAASK โปรแกรมจัดการกระบวนการทางธุรกิจ ISO Procedure และ Paperless System

ตัวอย่างการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ
Content distribution:
บริษัทสื่อสามารถใช้ BPM เพื่อทำให้กระบวนการเตรียมและจัดส่งเนื้อหาเป็นแบบอัตโนมัติ ตั้งแต่การสร้างเนื้อหาไปจนถึงการแจกจ่าย ระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจสามารถออกแบบให้โต้ตอบกับการจัดการเนื้อหา การจัดการสิทธิ์ ปริมาณการใช้เนื้อหา และระบบสั่งงาน

Customer service:
ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าสามารถระบุคำถามที่พบบ่อยสำหรับแชทบอทเพื่อให้มีการตอบคำถามอัตโนมัติและส่งต่องานไปยังทีมงานที่รับผิดชอบได้อย่างถูกต้อง ซึ่งจะช่วยบรรเทาทีมงานบริการลูกค้าเมื่อมีคำขอบริการจำนวนมาก ข้อมูลการถอดเสียง(Transcript data)จากคอลเซ็นเตอร์และแชทบอทยังช่วยให้กระบวนการทำงานเป็นอัตโนมัติยิ่งขึ้นไปอีก รวมทั้งสามารถให้ข้อมูลคำตอบที่เฉพาะเจาะจงสำหรับลูกค้าแต่ละรายได้

Finance:
บริษัทต่างๆ สามารถสร้างเทมเพลตเพื่อสร้างมาตรฐานในการส่งเอกสารจากทีมต่างๆมายังฝ่ายการเงินได้ ทำให้ไม่มีปัญหาเอกสารตกหล่นหรือซ้ำซ้อน

Human resources:
ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถใช้ BPM เพื่อปรับปรุงการจัดการเอกสารและเวิร์กโฟลว์ รองรับการทำงานที่มีความซับซ้อนเพื่อให้ประมวลผลแบบฟอร์มของฝ่าย HR เช่น การรับพนักงานเข้าทำงานและออกจากงาน การประเมินประสิทธิภาพ การขอลาพักร้อน และการอนุมัติใบบันทึกเวลา

Banking:
เมื่อมีการขอสินเชื่อจากบุคคลหรือนิติบุคคล ธนาคารจำเป็นต้องประเมินผู้สมัครเกี่ยวกับความเสี่ยงด้านเครดิตที่อาจเกิดขึ้น สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการรวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่ง เช่น ผู้สมัคร นายจ้าง และหน่วยงานจัดอันดับเครดิต BPM เร่งการตัดสินใจเกี่ยวกับสิทธิ์ในการขอสินเชื่อโดยจัดการการไหลของข้อมูลตลอดกระบวนการ และลดข้อผิดพลาดในเอกสาร

Order fulfillment:
บริษัทสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานของระบบจัดการคำสั่งซื้อของตนโดยใช้ BPM พวกเขาสามารถใช้ BPM เพื่อจัดการข้อเสนอพิเศษ การรับคำสั่งซื้อ และการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อ สิ่งนี้จะเปลี่ยนกระบวนการไปสู่การจัดการคำสั่งซื้อที่เน้นลูกค้าเป็นศูนย์กลางซึ่งมอบมูลค่าทางธุรกิจที่มากขึ้น

วัฏจักรการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (Business process management lifecycle)
การจะทำระบบ BPM ให้ความสำเร็จได้จะต้องเริ่มต้นจากเวิร์กโฟลว์ สิ่งนี้จะทำให้ทีมงานสามารถกำหนดขอบเขตในการปรับปรุงและการวิเคราะห์การไหลของงาน การประยุกต์ใช้การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ จะทำให้องค์กรมีการปรับปรุงการทำงาน นำไปสู่ผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ดีขึ้น การจะทำ BPM ให้สำเร็จได้ ทีมงานจะต้องเข้าใจวัฏจักรการจัดการกระบวนการทางธุรกิจให้ดี ซึ่งจะมีอยู่ 5 ขั้นตอนดังนี้

Process design:
Process design คือการออกแบบเวิร์กโฟลว์ให้ครอบคลุมกระบวนการการทำงาน โดยภายในเวิร์กโฟลว์จะมีงานต่างๆที่อยู่ข้างใน เมื่องานต่างๆถูกกำหนดขึ้นมาแล้วนั้น จะต้องมีการกำหนดผู้รับผิดชอบในงานนั้นๆให้ชัดเจนด้วย การไหลของงานในเวิร์กโฟลว์จะต้องมีการกำหนดให้ชัดเจนและไม่สับสน ซึ่งจะทำให้ติดตามงานได้และสามารถประเมินผลของการปรับปรุงกระบวนการได้

Model:
ในขั้นตอนนี้ ทีมงานควรต้องมีการนำเสนอให้เห็นภาพจำลองกระบวนการทำงาน ซึ่งควรมีรายละเอียดของงานที่เฉพาะเจาะจง เช่น ช่วงเวลาที่ต้องทำงาน ระยะเวลาการทำงาน คำอธิบายงาน การไหลของงานก่อนเข้ามาในงานนี้และเมื่อต้องออกจากงานนี้ BPM software จะมีประโยชน์อย่างมากในการทำขั้นตอนนี้

Execute:
ทีมงานควรมีการพิสูจน์แนวความคิด ทดสอบระบบ BPM ที่ได้สร้างขึ้นมาใหม่กับกลุ่มผู้ใช้ที่มีจำกัดจำนวนก่อน หลังจากรวบรวมความคิดเห็นแล้วได้ผลลัพธ์ที่ดี ค่อยให้มีการใช้ระบบใหม่ได้อย่างกว้างขวางขึ้นหรือมากขึ้นกว่าเดิมได้

Monitor:
ในขั้นตอนนี้ ทีมงานที่ทำการพัฒนา BPM ควรทำการตรวจสอบการไหลของงาน วัดผลประสิทธิภาพที่เกิดขึ้นจริงว่าดีขึ้นหรือลดลง และต้องตรวจสอบหาขั้นตอนที่ล่าช้า(เป็นคอขวด)ว่ามีอยู่ที่งานใดบ้าง

Optimize:
ขั้นตอนนี้ทีมงานจะต้องทำการปรับแก้กระบวนการ เพื่อให้เกิดผลลัพธ์ที่ดีขึ้น หรือหากมีความจำเป็นถึงขั้นที่จะต้องแก้ไขเวิร์กโฟลว์ ก็จะนำกลับไปสู่ขั้นตอนที่ 1 Process design อีกครั้ง

การจะทำ BPM ให้สำเร็จได้นั้นจะต้องมีการวางแผนเป็นอย่างดีและมีการติดต่อสื่อสารกันอย่างเปิดเผยตรงไปตรงมา แต่หลังจากที่ได้มีการปรับปรุงการทำงานแล้ว ผู้ทำงานจะเห็นประโยชน์ในการทำ BPM ได้อย่างรวดเร็ว

ประโยชน์ที่จะได้จากการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (Business process management benefits)
โดยทั่วไปแล้วการจัดการกระบวนการทางธุรกิจจะไม่สามารถเกิดขึ้นได้เองโดยที่ไม่การควบคุม ซึ่งแต่เดิมมนุษย์อาจจะต้องเป็นผู้ควบคุมกระบวนการ โดยมีการบันทึกข้อมูลลงไปในกระดาษซึ่งจะต้องมีแบบฟอร์มที่มีความซับซ้อน ถึงอย่างไรก็ตามมนุษย์ก็ยังมีโอกาสผิดพลาดได้อยู่ดีและการผิดพลาดแต่ละครั้งหมายถึงต้องมีค่าใช้จ่ายที่เสียเปล่า และหากกระบวนนั้นๆถูกทำซ้ำๆหลายครั้งต่อปี ก็จะเกิดค่าใช้จ่ายที่เสียเปล่าไปเป็นจำนวนมาก BPM Software (เช่น ระบบ TAASK) จึงจำเป็นอย่างมากที่จะเข้ามาเป็นแกนหลักในการพัฒนากระบวนการทางธุรกิจ และยังทำให้เกิดประโยชน์มากมาย ดังนี้

เพิ่มประสิทธิภาพและประหยัดค่าใช้จ่าย:
BPM Software จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการที่มีอยู่แล้วและช่วยรวมกระบวนใหม่เข้าไปเพื่อให้เกิดการพัฒนามากขึ้น Software จะแสดงข้อมูลแผนผัง Workflow ทำให้ผู้ดูเข้าใจในกระบวนการได้อย่างถ่องแท้ และสามารถขจัดความซ้ำซ้อนของกระบวนการและปัญหาคอขวด ซึ่งจะทำให้เกิดการประหยัดค่าใช้จ่ายเป็นอย่างมาก และส่งผลให้ประสิทธิภาพและประสิทธิผลดีขึ้น ด้วยความคล่องตัวที่มากขึ้นจะทำให้ธุรกิจสามารถบรรลุผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ต้องการได้เร็วขึ้น และสามารถจัดสรรทรัพยากร (เช่น บุคคลหรือเวลา) ที่ถูกใช้มากเกินไปให้กับงานอื่นๆ ที่มีลำดับความสำคัญสูงได้

ปรับปรุงประสบการณ์ของพนักงานและลูกค้า:
BPM Software (เช่น ระบบ TAASK) จะมีฟังก์ชันที่คอยช่วยเหลือให้ผู้ใช้ระบบ(เช่น พนักงาน)สามารถทำงานได้ง่ายขึ้นและทำให้เข้าถึงข้อมูลได้มากขึ้น ผู้ใช้ระบบไม่ต้องมาคอยกังวลว่าจะมีงานมาให้ทำงานอีกเมื่อไหร่ หรือมีงานที่ต้องทำแต่ตกค้างอยู่หรือไม่ ดังนั้นผู้ใช้ระบบก็จะไม่เสียสมาธิ และสามารถมุ่งความสนใจไปที่งานและลูกค้าของตน ส่งผลให้ลูกค้ามีความพึงพอใจเพิ่มขึ้น เวิร์กโฟลว์ที่ชัดเจนยังช่วยลดระยะเวลาการเรียนรู้เมื่อมีพนักงานใหม่เข้ามาจึงทำให้เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและการมีส่วนร่วมได้ทันที

สามารถปรับปรุงกระบวนการให้มีขนาดใหญ่ขึ้นได้:
เนื่องจาก BPM Software ทำให้มีกระบวนการในการทำงานดีขึ้นและเวิร์กโฟลว์หรือการไหลของงานเป็นอย่างอัตโนมัติ การปรับปรุงกระบวนการให้มีขนาดใหญ่ขึ้นเพื่อการทำงานร่วมกันระหว่างประเทศจึงเป็นเรื่องง่ายและเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ BPM Software จะทำให้เกิดความชัดเจนในงานที่จะต้องทำของพนักงานแต่ละคน ช่วยเชื่อมโยงงานระหว่างกระบวนการให้มีความสอดคล้องกัน และสามารถสร้างกฏเกณฑ์ในการเชื่อมโยงจากกระบวนการหนึ่งไปยังอีกกระบวนการหนึ่งได้ ทำให้ทีมงานสามารถมุ่งความสนใจในการที่จะปรับปรุงและพัฒนากระบวนการได้มากขึ้น

มีความโปร่งใสมากขึ้น:
เนื่องจาก BPM Software ช่วยให้การไหลของงานเป็นไปอย่างอัตโนมัติ และมีการกำหนดผู้รับผิดชอบงานในแต่ละกระบวนการอย่างชัดเจน จึงทำให้เกิดความโปร่งใสและเกิดความรับผิดชอบในงานตั้งแต่ต้นจนจบ BPM Software ยังสามารถแสดงข้อมูลทางสถิติให้เห็นภาพรวมของการรับผิดชอบในงานของแต่ละคนหรือแต่ละทีมงาน ซึ่งผู้บริหารมีความจำเป็นต้องใช้ข้อมูลนี้ในการประเมินผลงานของพนักงานได้อย่างถูกต้อง ตรงไปตรงมา

ไม่ต้องมีโปรแกรมเมอร์หรือเขียนโค๊ดโปรแกรมเลย:
BPM Software (เช่น ระบบ TAASK) เป็น platform ที่พร้อมใช้งานได้ทันที โดยที่บริษัทไม่จำเป็นต้องมีโปรแกรมเมอร์เอง หรือต้องมาเขียนโปรแกรมเพิ่มเติมใดๆเองเลย BPM Software จะมี User Interface เป็น Icon หรือ รูปภาพ ให้สามารถ Drag and Drop (ลากแล้ววาง) เพื่อสร้าง workflow ของกระบวนการทางธุรกิจได้ ทำให้เข้าใจและใช้งานได้อย่างรวดเร็ว

ประเภทของกระบวนการทางธุรกิจ (Types of BPM)
การจัดการกระบวนการทางธุรกิจมีอยู่ 3 ประเภท ประกอบไปด้วย

Integration-centric BPM:
BPM ประเภทนี้จะมุ่งเน้นไปที่ระบบซอร์ฟแวร์และการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างระบบ ซึ่งเป็นกระบวนการที่ไม่ต้องการคนเข้ามามีส่วนร่วมมากนัก กระบวนการเหล่านี้ต้องอาศัยการเชื่อมต่อกันผ่าน API (Application Programming Interface) และกลไกในการรวมข้อมูลระหว่างระบบมากกว่า เช่น ระบบจัดซื้อ (Procurement System เช่น ระบบ SPIS) การจัดการทรัพยากรบุคคล (HRM) การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) เป็นต้น

Human-centric BPM:
ประเภทนี้แตกต่างจาก Integration-centric BPM โดยจะเน้นที่การมีส่วนร่วมของบุคคล ซึ่งโดยปกติแล้วจะมีการอนุมัติหรือยืนยันการทำงานว่าเสร็จสิ้นแล้วในแต่ละขั้นตอนโดยบุคคล มีการใช้ระบบซอร์ฟแวร์เพื่อเชื่อมต่อการทำงานระหว่างบุคคล (BPM Software) เช่น ระบบ TAASK ระบบ BPM Software ที่ใช้งานง่ายจะช่วยให้ผู้จัดการกระบวนการทางธุรกิจสามารถกำหนดขั้นตอนการทำงานให้มีลำดับและเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ (Business Automation Workflow) มีการมอบหมายงานให้กับทีมงานหรือบุคคล ทำให้ง่ายต่อการให้บุคคลรับผิดชอบในงานที่ตนเองได้ถูกกำหนดไว้ และเกิดการประสานงานกันระหว่างบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Document-centric BPM:
BPM ประเภทนี้เน้นที่เอกสารที่มีความเฉพาะเจาะจง เช่น สัญญา เมื่อบริษัทซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการ จะต้องใช้แบบฟอร์มที่หลากหลายและการอนุมัติหลายขั้นตอนเพื่อปรับปรุงข้อตกลงระหว่างลูกค้าและผู้ขาย

ระบบซอร์ฟแวร์งานมาตราฐาน ISO ต่างจาก ระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจอย่างไร
การจัดการการทำงานตามมาตราฐาน ISO ถือว่าเป็นหนึ่งในประเภทการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ แต่จะมีการกำหนดขั้นตอนการดำเนินงานและการบันทึกข้อมูลให้เป็นไปตามข้อกำหนดในมาตราฐาน ISO ดังนั้นหากจะมองตามฟังก์ชันการทำงานของระบบซอร์ฟแวร์แล้วนั้น ก็สามารถถือได้ว่าเป็นซอร์ฟแวร์ที่มีความใกล้เคียงกันมาก ซึ่งหากเป็นซอร์ฟแวร์ที่มีประสิทธิภาพสูง (เช่น ระบบ TAASK) ก็จะสามารถตอบโจทย์การใช้งานได้ทั้ง 2 ระบบข้างต้น

องค์กรควรจ้างโปรแกรมเมอร์มาพัฒนาระบบซอร์ฟแวร์งานมาตราฐาน ISO เองดีหรือไม่
ความเหมาะสมในการจ้างโปรแกรมเมอร์มาพัฒนาระบบซอร์ฟแวร์ในองค์กรเองนั้น คำตอบขึ้นอยู่กับตัวขององค์กรเอง เพราะต้องมีค่าใช้จ่ายจำนวนมากและความเสี่ยงมากมายที่องค์กรเองจะต้องรับให้ได้ เช่น

- องค์กรต้องมีทีมงานในการพัฒนา ในตำแหน่งต่างๆ เช่น ผู้จัดการโปรเจค นักวิเคราะห์ระบบ โปรแกรมเมอร์ นักทดสอบระบบ วิศวกรระบบ โดยเฉพาะในกรณีของโปรแกรมเมอร์ อาจจะต้องใช้คนเป็นจำนวนมากและมีฐานเงินเดือนที่สูงมาก
- ผู้บริหารต้องมีความรู้ในธรรมชาติของอาชีพนักพัฒนาซอร์ฟแวร์ โดยส่วนใหญ่อาชีพนักพัฒนาซอร์ฟแวร์จะมีเอกลักษณ์เฉพาะตัว ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการพูด การใช้ชีวิต การแต่งกาย ผู้บริหารจึงควรจำเป็นที่จะต้องทำความรู้จักกับกลุ่มอาชีพนี้ให้มากขึ้น เพื่อสร้างการสนับสนุนต่อพนักงานให้ได้มากที่สุด และลดความเครียดในการทำงานด้วย นอกจากนี้การพัฒนาซอร์ฟแวร์มีขึ้นตอนต่างๆหลายขั้นตอนตามหลักการทางวิศวกรรมซอร์ฟแวร์ ดังนั้นผู้บริหารจึงมีความจำเป็นต้องมีความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับหลักการนี้ด้วย เพื่อที่จะสามารถเข้าใจความคืบหน้าของงานที่ทีมงานได้ทำไป

ระบบซอร์ฟแวร์งานมาตราฐาน ISO ที่ดี
ระบบซอร์ฟแวร์งานมาตราฐาน ISO ที่ดีจะต้องรองรับการทำงานจริงตามมาตราฐาน ISO ที่มีอยู่แล้วในองค์กรได้จริง ครบถ้วน ถูกต้อง ใช้งานง่าย และมีความปลอดภัยสูง ซึ่งฟังก์ชันที่เป็นองค์ประกอบที่สำคัญมีดังนี้

สร้าง form ของเอกสาร ISO ที่มีอยู่ได้
สร้าง form ที่มีความสะดวกในการใช้งานได้ เช่น มี dropdown list ให้เลือกข้อมูลที่จำเป็นต้องอ้างอิงได้อย่างครบถ้วน เป็นต้น
สร้าง workflow ในรูปแบบที่ซับซ้อนได้ เช่น workflow ต้องมีการแตกแขนงออกจากกันได้ ไม่ใช่แค่เป็นเส้นตรง หรือเป็นลำดับ 1 2 3 ไปเรื่อยๆ เท่านั้น
สร้างความสัมพันธ์ระหว่าง ผู้ดำเนินงาน งานที่ต้องดำเนินงาน และเอกสาร ISO ให้กับ workflow ที่มีอยู่ ได้อย่างครบถ้วน
สร้างรายงานที่จำเป็นต้องใช้งานได้อย่างครบถ้วน ถูกต้อง

ระบบซอร์ฟแวร์งานมาตราฐาน ISO ในประเทศไทย
ในประเทศไทยยังมีบริษัทซอร์ฟแวร์ที่เป็นผู้ให้บริการระบบซอร์ฟแวร์งานมาตราฐาน ISO ไม่มากนัก ซึ่งแต่ละบริษัทก็จะมีรายละเอียดของโปรแกรมแตกต่างกันไป ฟังก์ชันต่างๆที่มีอยู่ในโปรแกรมนั้น มีผลต่อการครอบคลุมการทำงานในมาตราฐาน ISO เป็นอย่างมาก เพราะมาตราฐาน ISO นั้นมีความซับซ้อนของ workflow และความซับซ้อนของเอกสาร ISO สูงมาก ดังนั้น การเลือกซอร์ฟแวร์เพื่อใช้งาน จึงจำเป็นต้องศึกษาและทำความเข้าใจ ในซอร์ฟแวร์จากบริษัทต่างๆให้ได้มากที่สุด เมื่อเข้าใจการทำงานของซอร์ฟแวร์จากแต่ละบริษัทแล้ว เราก็จะสามารถเลือกได้ว่า ซอร์ฟแวร์ตัวใดจะนำมาใช้งานมาตราฐาน ISO ในองค์กรของเราได้จริง

ระบบซอร์ฟแวร์ที่สามารถใช้ในงานมาตราฐาน ISO
ปัจจุบันมีซอร์ฟแวร์ที่ใช้งานในงานมาตราฐาน ISO ได้อย่างครอบคลุมไม่มากนัก และส่วนใหญ่จะเป็นซอร์ฟแวร์ที่มาจากต่างประเทศ ซึ่งจะต้องมีค่าใช้จ่ายเป็นจำนวนมาก ค่าติดตั้ง ค่าดูแล ค่าปรับแก้ workflow ต้องใช้เงินมากมายตั้งแต่หลักหลายแสนบาทจนถึงหลักล้านบาทเลยทีเดียว บุคลากรที่เป็นคนไทย ที่เป็นเจ้าหน้าที่ดูแลลูกค้าก็หายาก ในการแก้ไข workflow หรือแก้ไข form ในการกรอกข้อมูลแต่ละครั้งอาจต้องใช้เงินมากกว่า 3-4 แสนบาทเลยทีเดียว

การป้องกันข้อผิดพลาดจากตัวบุคคลด้วยระบบซอร์ฟแวร์ในงานมาตราฐาน ISO
การทำงานบนกระดาษในงานที่มีการควบคุมและกำกับด้วยมาตรฐาน ISO นั้นมีความเสี่ยงจากการผิดพลาดจากตัวบุคคลดังที่กล่าวไว้ข้างต้น ดังนั้นความจำเป็นในการใช้ซอร์ฟแวร์คอมพิวเตอร์มาควบคุมการทำงานถือว่ามีความจำเป็นอย่างมาก เพราะซอร์ฟแวร์จะช่วยทั้งการควบคุมกระบวนการทำงาน ช่วยควบคุมการเลือกใช้เอกสาร ISO ว่าต้องใช้เอกสารใด และควบคุมการกรอกข้อมูลว่าผู้ดำเนินงานได้กรอกข้อมูลครบถ้วนหรือไม่ นอกจากนี้ยังมีบางกระบวนการทำงานที่มีความซับซ้อนสูง และความซับซ้อนสูงนี้ได้ส่งผลให้จำเป็นต้องมีการเลือกเอกสาร ISO ที่แตกต่างกันเป็นกรณีๆไป ซึ่งถ้าหากผู้ดำเนินงานเลือกเอกสาร ISO มาผิดตัวก็จะทำให้การบันทึกข้อมูลนั้นผิด เช่น ถ้าเลือก check sheet หรือ test sheet มาผิดตัวก็จะส่งผลเสียหายได้อย่างมากมายในทันที แต่ปัญหาเหล่านี้จะหมดไปถ้าใช้ซอร์ฟแวร์คอมพิวเตอร์มาควบคุม เพราะแต่ละขั้นตอนในกระบวนการดำเนินงาน จะถูกทำการกำหนดเอกสาร ISO ที่มีความเกี่ยวข้องไว้แล้ว

การจัดการ workflow และเอกสารงาน ISO ด้วยกระดาษ
จากที่ได้กล่าวมาในข้างต้นว่าความผิดพลาดอาจจะเกิดขึ้นได้ถ้าคนที่ดำเนินงานอาจทำงานผิดต่างไปจากข้อกำหนด ที่ได้กำหนดไว้ในเอกสาร ISO ซึ่งนั่นก็เป็นข้อจำกัดของกระดาษ เพราะกระดาษไม่สามารถมาช่วยกำกับการทำงาน ในโลกของความเป็นจริงได้ ทำให้เกิดผลเสียตามมาอีกมากมาย เพราะโดยส่วนใหญ่แล้วการทำงานแบบนี้จะต้องอาศัย ผู้ที่มีความรับผิดชอบในการดำเนินงานที่ตัวเองได้ถูกมอบหมายไว้ และต้องมีสมาธิอยู่เสมอว่าตัวเองได้ทำงานตรงตามมาตราฐาน ISO จึงจะสามารถได้ผลผลิตที่ดีจากการทำงาน ในทางตรงกันข้ามถ้าผู้รับผิดชอบการดำเนินงานเป็นพนักงานใหม่ หรือ ย้ายมาจากแผนกอื่น ความผิดพลาดจากตัวบุคคลก็ย่อมจะเกิดขึ้นได้เสมอ ซึ่งจะส่งผลให้เกิดความล่าช้า ประสิทธิภาพลดลง องค์กรต้องมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นมากมาย ทั้งทางตรงและทางอ้อม

การจัดการ workflow และเอกสารงาน ISO ในปัจจุบัน
ปัจจุบันประเทศไทยยังคงใช้เอกสารในรูปแบบกระดาษในการอ้างอิงหรือเก็บข้อมูลเป็นหลัก โดยเอกสารแต่ละตัวจะมีข้อมูลที่ชัดเจนแน่นอน เพื่อเป็นแนวทางปฏิบัติร่วมกันในองค์กร และมีเลขที่ (ISO Code) กำกับชัดเจน ทำให้ไม่เกิดความกำกวมหรือเกิดข้อผิดพลาด ในการที่จะสื่อสารร่วมกัน เมื่อมีความจำเป็นที่จะต้องอ้างอิงถึงเอกสารใดๆ ดังนั้นเมื่อถึงเวลาที่จะต้องมีการตรวจสอบการทำงาน เอกสารเหล่านี้ก็จะถูกนำมาใช้ในการอ้างอิง ความถูกต้องในการทำงานด้วย แต่ถึงอย่างไรการตรวจสอบก็เกิดขึ้นหลังจากเหตุการณ์ต่างๆ ได้เกิดขึ้นแล้ว ดังนั้นหากผู้ดำเนินงานขาดความเอาใจใส่ หรือ เสียสมาธิระหว่างการทำงาน ก็อาจจะก็ให้เกิดการทำงานที่ไม่ได้เป็นไปตามข้อกำหนดที่ได้กำหนดไว้ในเอกสาร

TAASK ISO Solution : โปรแกรมจัดการงาน ISO Quality Procedure and Document
- ควบคุมการไหลของงานตาม procedure อัตโนมัติ
- ตรวจสอบเวลาและวัดประสิทธิภาพการทำงานได้
- สร้าง Quality Procedure (workflow) ด้วยกราฟฟิก
- สร้างฟอร์มได้อย่างง่ายดาย
- ใช้งานโปรแกรมได้บนทุกอุปกรณ์ เช่น คอมพิวเตอร์ หรือ มือถือ

TAASK ISO คือ ระบบจัดการ workflow ให้เป็นไปตาม ISO Quality Procedure (ISO QP) มี form รับข้อมูลจากผู้ใช้งาน และเรียบเรียงเอกสารงาน ISO ให้เป็นไปตามที่ได้กำหนดไว้ในมาตราฐาน ISO ระบบ TAASK ISO สามารถจัดเก็บข้อมูลในแต่ละขั้นตอนการดำเนินงานต่างๆได้อย่างครบถ้วน ถูกต้อง ปลอดภัย สามารถพิมพ์รายงานหรือเอกสารตามรูปแบบมาตราฐาน ISO ได้ทันที TAASK ISO มีความยืดหยุ่นสูงปรับแต่งได้เองโดยผู้ใช้งาน (Customizable) ทำให้รองรับมาตราฐาน ISO ที่มีความซับซ้อนสูง เช่น workflow, form, รายงาน และเงื่อนไขการไหลของงานที่มีความซับซ้อนสูง และคุณสมบัติอีกข้อหนึ่งที่สำคัญมากคือความเป็นอัตโนมัติของระบบซึ่งจะเป็นสิ่งที่กำจัดความผิดพลาดจากการทำงานของตัวบุคคล ไม่ให้เกิดขึ้นได้นั่นเอง

ขอดู Demo ติดต่อได้ที่ โทร : 094-6709933
บริษัท นานาซัพพลายเออร์ ดอท คอม จำกัด
Email : [email protected]
​LINE:

ตัวอย่างของสำนักงานไร้เอกสาร
1. โรงพยาบาล : ตั้งแต่การรับตัวผู้ปวย การรักษา การนัดพบแพทย์ การจ่ายเงิน และการรับยา จะเห็นว่ามีหลายเอกสารมากถูกตัดการใช้กระดาษออกไป จะเหลือเพียงแค่เอกสารประเภทใบเสร็จรับเงิน หรือ ที่จำเป็นจริงๆเท่านั้น
2. ศูนย์ซ่อมรถยนต์ : จะเห็นว่าการบันทึกข้อมูลต่างๆจะถูกบันทึกลงไปที่ tablet โดยตรง อีกทั้งอำนวยความสะดวกด้วยการถ่ายภาพและบันทึกลงในระบบได้ทันที ข้อมูลต่างๆก็จะส่งมายังจอ monitor ที่ห้องพักของลูกค้าเพื่อรายงานสถานะปัจจุบันของรถยนต์ได้อย่าง real time เพิ่มความพึงพอใจให้กับลูกค้าได้เป็นอย่างมาก
3. สำนักงานขนส่งทางบก : ถือว่าเป็นสำนักงานที่มีการถ่ายโอนข้อมูลจากแผนกหนึ่งไปยังอีกหลายแผนกเป็นจำนวนมาก หากยังใช้กระดาษหรือแบบฟอร์มก็จะต้องใช้หลายหน้าเพื่อให้แต่ละแผนกกรอกข้อมูลลงไป แต่ตอนนี้ได้ใช้ระบบ Paperless แล้ว ทำให้ไม่ต้องมีการใช้กระดาษและทำให้การส่งต่อข้อมูลถูกต้องรวดเร็ว ผู้เข้าใช้บริการแทบไม่ต้องกรอกข้อมูลอะไรเลย เพียงแค่เดินไปแต่ละจุดและรอการชำระเงิน จะเห็นว่าการใช้กระดาษในขั้นตอนต่างๆนั้นไม่มีอยู่เลย
4. องค์กรของคุณ : เมื่อใช้ระบบ TAASK Paperless Solution

ขั้นตอนการทำสำนักงานไร้เอกสาร (Paperless Office)
1. ประชุมทีมงานเตรียมความพร้อม จัดหาตัวแทนของแต่ละแผนกให้เป็นตัวแทนในการทำงาน และคัดเลือกหัวหน้าโครงการ
2. ให้ตัวแทนแต่ละแผนกนำเอกสารที่เป็นกระดาษมารวมรวมไว้กับหัวหน้าโครงการ พร้อมทั้งบอกด้วยว่าเอกสารแต่ละตัวต้องมีการเริ่มต้นจากแผนกใดไปแผนกใด
3. หัวหน้าโครงการจัดหาโปรแกรมหรือระบบซอร์ฟแวร์เพื่อนำมาใช้งาน เช่น โปรแกรม TAASK
4. จัดประชุมเพื่อคุยแผนและขั้นตอนการดำเนินงานระหว่างทีมงานของ TAASK และ ทีมงานของบริษัท
5. เริ่มต้นการ implement program TAASK เพื่อมาใช้แทนเอกสารที่เป็นกระดาษแบบเก่า
6. ทำการ training ผู้ที่ต้องใช้งานระบบทุกคน
7. เริ่มต้นใช้งานจริง และแจ้งกลับไปยังทีมงาน TAASK หรือหัวหน้าโครงการเมื่อต้องการปรับเปลี่ยน workflow การทำงานให้ดีกว่าเดิม

ระบบไร้เอกสาร (Paperless System) คืออะไร
ระบบไร้เอกสาร (Paperless System) เป็นรูปแบบการทำงานในองค์กรที่ไม่มีการใช้เอกสารที่เป็นกระดาษ เอกสารจะถูกจัดเก็บในรูปแบบไฟล์ข้อมูลทางคอมพิวเตอร์แทน เช่นไฟล์รูปภาพ (*.jpg,*.png) ไฟล์เอกสาร (*.doc,*.pdf) เป็นต้น ดังนั้น ในการนำเสนองาน เช่นส่งใบงาน ส่งใบเสนอราคา ก็จะต้องถูกจัดส่งผ่านทางเครือข่ายคอมพิวเตอร์เน็ทเวิร์คเช่นกัน เช่น ส่งทาง อีเมล โปรแกรมไลน์ หรือส่งโดยใช้ ระบบ Software เฉพาะทางที่รองรับการทำงานแบบ Paperless อยู่แล้วเช่น โปรแกรม TAASK

ปัจจุบันระบบไร้เอกสาร ได้มีการเริ่มต้นการใช้งานแพร่หลายมากขึ้น โดยเฉพาะหน่วยงานของภาครัฐ จะสังเกตุได้ว่าแม้แต่สำเนาบัตรประจำตัวประชาชนก็ไม่ต้องใช้แล้ว เพราะมีระบบที่สามารถยืนยันตัวตนจากบัตรนี้ได้เลย ส่วนภาคเอกชนก็มีความจำเป็นที่จะต้องเปลี่ยนรูปแบบมาเป็น Paperless เช่นกัน เพราะนโยบายการค้ากับต่างประเทศเริ่มมีข้อบังคับเกี่ยบกับ Carbon Zero (การลดการปล่อยคาร์บอนจากองค์กร) มากขึ้น ดังนั้นหากองค์กรใดที่ไม่ปรับตัวก็จะทำให้เสียโอกาสทางการค้าเป็นอย่างมาก

ระบบ TAASK Paperless Solution
ระบบ TAASK เป็นระบบที่ทำงานโดยปราศจากการใช้กระดาษ 100% เพราะสามารถสร้างฟอร์มขึ้นมาให้ผู้ใช้งานกรอกข้อมูลได้ สามารถส่งต่อข้อมูลจากทีมหนึ่งไปยังอีกทีมหนึ่งได้อย่างรวดเร็ว ไม่ต้องมีพนักงานส่งเอกสารเหมือนกับการใช้กระดาษ TAASK มีการเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ มีรูปแบบที่เป็นมาตราฐาน ทำให้สามารถที่จะเปลี่ยนข้อมูลจากฐานข้อมูลออกมาให้เป็นรูปแบบไฟล์ ได้อย่างถูกต้อง ง่ายดาย เช่น เปลี่ยนข้อมูลจากฟอร์มที่ผู้ใช้งานกรอกลงไปเป็นไฟล์ PDF ก็ทำได้อย่างสะดวกรวดเร็ว นอกจากนี้ TAASK ยังสามารถสรุปข้อมูลออกมาเป็นสถิติได้อย่างรวดเร็วในรูปแบบไฟล์ EXCEL ได้เช่นกัน คุณสมบัติที่โดดเด่นของ TAASK ยังมีเรื่องของการรองรับ workflow ที่มีความซับซ้อนสูงมากๆ ได้ ทำให้กระบวนการทำงาน ในองค์กรแบบไม่ใช้กระดาษเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และสมบูรณ์แบบ ระบบ TAASK ยังคงอนุญาตให้ผู้ใช้งานแนบไฟล์ ต่างๆได้ทำให้ไม่จำเป็นต้องทำการ print ไฟล์เหล่านั้นออกมาเป็นกระดาษ การอนุมัติเอกสารต่างๆก็ไม่จำเป็นต้องมีการเซ็นต์ชื่อจากกระดาษ เพราะการอนุมัติผ่านระบบออนไลน์ได้มีขั้นตอนการยืนยันตัวตนอยู่แล้ว ดังเปรียบได้กับการโอนเงินผ่าน Mobile Banking ก็ไม่จำเป็นต้องมีการ เซ็นชื่อใดๆ เพียงแค่กรอกรหัสผ่านก็สามารถทำธุรกรรมการโอนเงินได้ทันที

5 ประโยชน์ที่คุณจะได้รับจากการใช้โปรแกรม TAASK Paperless :

1. ลดค่าใช้จ่ายทันที
ในแต่ละปีบริษัทจะต้องมีค่าใช้จ่ายจำนวนมากไปกับการซื้อกระดาษ หมึก ค่าซื้อและซ่อมแซมอุปกรณ์หลายชนิด เช่น เครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องสแกนเนอร์ เครื่องทำลายเอกสาร ค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะหมดไปเมื่อบริษัทของคุณเปลี่ยนมาใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ เปลี่ยนมาใช้แบบฟอร์มกรอกข้อมูลออนไลน์เพื่อใช้ในการบันทึกข้อมูลแทนกระดาษ นอกจากจะลดค่าใช้จ่ายแล้วสิ่งนี้ยังทำให้การส่งต่อข้อมูลจากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหนึ่งเกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว ไม่ต้องมีค่าใช้จ่ายในส่วนของคนส่งเอกสารอีกด้วย

2. การเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายกว่า
การที่ข้อมูลต่างๆได้ถูกเก็บไว้ในรูปแบบดิจิตัล ทำให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ทุกเวลาทั่วโลก ไม่ต้องเสียเวลาไปค้นหาข้อมูลจากตู้เก็บเอกสาร ข้อมูลที่เก็บไว้ในโปรแกรม TAASK ยังสามารถ export ออกมาเป็น PDF ไฟล์ ซึ่งจะทำให้ผู้ใช้งานสามารถนำไฟล์นี้ไปใช้ประโยชน์ต่อได้อีก เช่น ส่งข้อมูลให้บุคคลภายนอกบริษัท หรือ นำไฟล์นี้ไปเก็บไว้ที่ Cloud Storage ของบริษัทอีกทีก็ได้

3. เพิ่มความปลอดภัยให้กับข้อมูล
โปรแกรม TAASK Paperless มีระบบรักษาความปลอดภัยให้กับข้อมูล มีการรักษาความเป็นส่วนตัว คุณสามารถเลือกได้ว่า จะให้ใครสามารถดูข้อมูลได้หรือไม่ได้ ดังนั้นผู้ใช้งานที่ได้รับสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลเท่านั้นถึงจะสามารถดูข้อมูลได้ ด้วยวิธีการนี้ทำให้มีความปลอดภัยกว่าการเก็บเอกสารกระดาษไว้ในตู้เก็บเอกสารแบบเดิมๆมาก

4. การส่งต่อข้อมูลระหว่างกันเป็นไปอย่างอัตโนมัติ (Automated workflows)
เมื่อข้อมูลที่ต้องการได้ถูกกรอกลงไปในโปรแกรม แล้วมีการยืนยันบันทึกข้อมูล ข้อมูลก็จะถูกส่งต่อไปยังผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับข้อมูลนี้ทันที และเป็นไปโดยอัตโนมัติ เพราะ TAASK มีเวิร์คโฟลที่ยืดหยุ่น รองรับกระบวนการทำงานที่ซับซ้อน ด้วยเหตุนี้ทำให้พนักงานไม่ต้องไปเสียเวลาพิมพ์เอกสาร จัดเรียงเอกสาร หรือนำส่งเอกสาร จึงทำให้พนักงานมีเวลาใช้ความคิดเชิงกลยุทธ์ หรือความคิดสร้างสรรค์ อันจะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรยิ่งขึ้นไป

5. สร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า
เมื่อคุณมีการจัดการข้อมูลได้อย่างเป็นระเบียบ พนักงานในองค์กรก็จะสามารถให้บริการลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น การเข้าถึงเอกสารและไฟล์ได้ทันทีช่วยลดเวลาการรอคอยของลูกค้า สิ่งนี้จะสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า อันจะเป็นผลโดยตรงให้องค์กรของคุณเติบโต

บริษัทที่ใช้งาน TAASK จะต้องมีโปรแกรมเมอร์เองหรือไม่?
ไม่จำเป็นเลย เพราะระบบ TAASK มีการออกแบบให้ใช้งานง่าย มีเครื่องมือในการออกแบบเวิร์กโฟลว์ (workflow) ด้วยกราฟฟิก มีรายงานที่ออกด้วยระบบอัตโนมัติ ทีมงานพัฒนาเป็นคนไทยทั้งหมด ทำให้ตอบโจทย์การใช้งานระบบ BPM บนพื้นฐานค่าใช้จ่ายที่ต่ำที่สุด แต่มีฟังก์ชันที่รองรับการทำงานที่ดีที่สุด
- TAASK เป็นระบบ on cloud services
- ใช้งานผ่านเครื่องมือทางกราฟฟิก
- ออกแบบรายงานอัตโนมัติ
- กำหนดค่าการแจ้งเตือนได้อย่างง่ายดาย
- ทุกประเด็นเรามีทีมวิศวกรคอยดูแลอย่างใกล้ชิด

ระบบ TAASK เหมาะกับใคร?
ระบบ TAASK เหมาะกับทุกบริษัทหรือองค์กร ไม่ว่าจำนวนพนักงานจะมีน้อยเพียงแค่ 1-2 คน หรือมีจำนวนมากเป็นจำนวน 3,000-5,000 คน ก็ยิ่งจำเป็นต้องใช้ระบบ TAASK นอกจากนี้ระบบ TAASK จะยังช่วยให้การติดต่อประสานงานระหว่างบุคคลกับบุคลล หรือทีมงานกับทีมงาน หรือบริษัทกับบริษัท ไม่มีความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนอันจะนำไปสู่ความเสียหาย ระบบ TAASK จะช่วยกำกับให้พนักงานทุกคนทราบและเข้าใจขอบเขตความรับผิดชอบของตัวเอง ทำให้มีความสุขในการทำงาน มีทัศนคติที่ดีต่อบริษัท
แต่หากไม่มีการใช้ระบบ BPM Software มาควบคุม ถ้างานมีการตกค้างที่จุดๆหนึ่งมากๆ แต่คนที่จะต้องทำงานจริงๆกับไม่ได้รับงานนั้นหรือไม่รู้เรื่องเลย ก็จะทำให้คนงานคนนั้นว่างงานไปช่วงระยะเวลาหนึ่ง แต่พอมีงานมาหากลับได้รับทีเดียวทีละมากๆ และถ้าเป็นงานเร่ง อาจจะทำให้ทำงานไม่ทันและเกิดความเครียดไม่มีความสุขในการทำงาน และจะต้องทำงานล่วงเวลาอีกด้วย อันจะนำไปสู่ค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นกับบริษัทเป็นเท่าตัว

ระบบ TAASK คืออะไร?
ระบบ TAASK เป็นระบบ BPM Software ที่มีฟังก์ชันความสามารถสูง เช่น การออกแบบเวิร์กโฟลว์ (workflow) ด้วยภาพกราฟฟิกผ่านเว็บแอพพลิเคชัน การมีเครื่องมือที่เป็นองค์ประกอบในเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพสูงเช่น Process, Task, Decision, Extract และ Merge ซึ่งจะทำให้ผู้ใช้งานสามารถออกแบบเวิร์กโฟลว์ได้อย่างอิสระ มีระบบการเลือกเส้นทางการไหลของงานอัตโนมัติ มีการแตกงานออกไปมากกว่า 1 เส้นทางการไหลของงานได้ ทำให้รองรับการทำงานพร้อมกันได้จากหลายทีมงาน และยังสามารถควบคุมการไหลของงานให้หยุดรองานจากทีมงานที่เหลือให้ครบก่อนถึงจะไปยังงานในขั้นตอนต่อไปได้ ระบบ TAASK ถูกสร้างและควบคุมด้วยวิศวกรซอร์ฟแวร์มืออาชีพที่มีประสบการณ์มากกว่า 20 ปี ทำให้เป็นระบบที่ดีที่สุดสำหรับการทำ BPM, ISO Quality Procedure, Paperless System

TAASK จัดการคนทำงานได้ทั้งแบบทีมและแบบบุคคล :
TAASK รองรับการกำหนดผู้ทำงานได้ทั้งแบบทีมและกำหนดแบบระบุเป็นบุคคลได้ ทำให้มีความยืดหยุ่นในการออกแบบ workflow นอกจากนี้ยังสามารถรองรับการเปลี่ยนผู้ทำงาน และการกำหนดผู้ทำงานในทีม ทำให้ไม่ต้องมีการเกี่ยงงานกันทำในระหว่างขั้นตอนการดำเนินงาน
นอกจากการจัดกลุ่มคนทำงานเป็นทีม (Team) ได้แล้วนั้น TAASK ยังสามารถแบ่งกลุ่มของผู้ใช้งานระบบ ออกเป็นกลุ่ม (Group) ได้ ทำให้มีการกำหนดบทบาท หน้าที่ และการเข้าถึง workflow ต่างๆ สามารถทำได้อย่างเป็นระบบและสะดวกต่อการจัดการ

TAASK Workflow Design Service :
ระบบ TAASK มีเครื่องมือสำคัญอีก 1 อย่างคือเครื่องมือในการออกแบบ workflow ซึ่งจะทำให้ระบบการทำงานเป็นไปอย่างอัตโนมัติ แต่ในบางองค์กรไม่มีบุคลากรที่จะมาทำ workflow ในระบบ TAASK จริงๆ ทางเราจึงมีบริการทำให้ในราคาที่ไม่แพง ตัวอย่าง workflow เช่น
งานรับสินค้า
งานเคลมสินค้า
งานรับซ่อมสินค้า
งานซ่อมบำรุง
งานขายสินค้า
งานทรัพยากรบุคคล
งานเพิ่มข้อมูลต่างๆเข้าระบบ ERP
งานนำส่งสินค้า
และงานอื่นๆอีกมากมาย

TAASK เพื่ออนาคตและการศึกษา:
ระบบงานที่ดีในสถานศึกษาย่อมส่งผลดีทั้งทางตรงและทางอ้อมต่ออนาคตของชาติ ทางเรามีโปรโมชั่นพิเศษ ส่วนลดมากถึง 50% สำหรับทุกสถานศึกษา โรงพยาบาล หรือ มูลนิธิเพื่อสังคม

TAASK เพื่อประเทศของเรา:
ประเทศของเราต้องจ่ายเงินเป็นจำนวนมาก เพื่อซื้อ BPM Software จากต่างประเทศ เราจึงต้องการช่วยลดการจ่ายเงินนี้ ทำให้เงินไม่รั่วไหลออกนอกประเทศ และนำประเทศของเรากลายเป็น Digital Country

TAASK เพื่อทุกกิจการ :
เรามีความมุ่งมั่นในการพัฒนาระบบ TAASK เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดกับทุกกิจการ ทุกธุรกิจ เกิดความโปร่งใส เที่ยงธรรม สร้างความประทับใจและไว้ใจจากลูกค้า ซัพพลายเออร์ รวมถึงพนักงานทุกคน

TAASK BPM Software :
โดยทีมงานที่มีคุณภาพและประสบการณ์ในการทำงานมากกว่า 20 ปี
ด้วยทีมงานที่สำเร็จการศึกษาด้านคอมพิวเตอร์ซอร์ฟแวร์โดยตรง และมีประสบการณ์ในการดูแลบริษัทขนาดใหญ่มานาน ทำให้ได้ซอร์ฟแวร์ที่มีคุณภาพ มีความปลอดภัย ตอบโจทย์บริษัทที่ต้องการเข้าสู่การเป็น Digital Company และเราคือ BPM Software ที่ดีที่สุด

*มีพนักงานธรรมดา แต่มี Business Process ที่ยอดเยี่ยม ก็สามารถได้ผลผลิตที่ยอดเยี่ยม
*หากมีพนักงานที่ยอดเยี่ยม แต่ Business Process ธรรมดา ก็อาจจะได้แค่ผลผลิตธรรมดา